Nieuws

Wanneer op de knop “Nieuws” wordt geklikt, komt er een overzicht van al het nieuws. Op de deze pagina zijn verschillende blokken te vinden, die allen nieuws gerelateerd zijn en die elk een eigen functie vervullen. In deze blokken worden korte nieuwsberichten en links weergegeven, die verwijzen naar pagina’s waarop het nieuws uitgebreid te lezen is. De volgende blokken zijn te vinden:

• Algemene links: Hier staan links naar websites van opleidingen en (alleen voor studenten) links naar studielink
• Onderwijs Nieuws: Hier is onderwijsnieuws op algemeen niveau te vinden is.
• Nieuws TU/e: Hier staat al het nieuws op TU/e niveau.

Bonenin vindt u de knop "Opleidingsnieuws", als u hier op klikt vindt u

• Bulletin Board: hier staat nieuws van uw opleiding
• Nieuws en wijzigingen activiteiten: hier worden activiteit gerelateerde onderwerpen getoond, zoals roosterwijzigingen in aangemelde tentamens, vakken en cursussen.

Onderaan deze pagina vindt u de knop "Mijn nieuwskanalen beheren". Hier kunt u nieuwskanalen toevoegen en verwijderen uit uw selectie.

(alleen studenten) Er is een speciale OASE site voor de smartphone ontworpen, hierop is ook de nieuwspagina te bezoeken. Navigeer via https://m.ond.tue.nl naar de mobiele OASE site en klik bovenaan de pagina op “Nieuws”. Nu verschijnt een pagina waarop attenderingen, verschillend onderwijsnieuws en TU/e nieuws is te vinden.

Een gebruiker wordt automatisch aangemeld voor het nieuwskanaal dat hoort bij de doelgroep van de gebruiker. U kunt zich dan ook niet afmelden voor deze nieuwskanalen. Het abonneren op een extra nieuwskanaal kan door links bovenaan op “Nieuws” te klikken. Daarna klikt u onderaan de pagina op "Opleidingsnieuws". Daarna kunt u onderaan de pagina klikken op “Mijn Nieuwskanalen Beheren". Nu wordt er een lijst getoond met nieuwskanalen van verschillende doelgroepen, waaruit u een nieuwskanaal kunt selecteren. Een plus voor een nieuwskanaal betekent dat u er voor aangemeld bent, klikken op deze plus betekent dat u zich afmeld. Een min betekent dat u voor het nieuwskanaal bent afgemeld, klikken op deze min betekent dat u zich aanmeld. Vervolgens klikt u op “Opslaan” om uw wijzigingen op te slaan.

Nieuws --> Opleidingsnieuws --> Mijn nieuwskanalen beheren --> Nieuwskanaal --> Opslaan.

Via deze functie kun je directe links naar veelgebruikte pagina's opslaan. Op die manier kun je na inloggen direct naar de relevante pagina doorgaan.

Toevoegen favoriet

Navigeer naar de pagina waar naartoe je een snelkoppeling wil maken. Klik dan op “+” links onderaan in de hoek. Nu verschijnt er een blok in het midden van het scherm. Klik op “toevoegen favoriet” om de huidige pagina toe te voegen aan uw favorieten. Er verschijnt nu onderaan een snelkoppeling naar de betreffende site.

Wijzigen of verwijderen favoriet
Klik op de “+” links onderaan in de hoek. Nu verschijnt er een blok in het midden van het scherm. In dit blok kun je vervolgens een of meer favorieten een andere naam geven of verwijderen.

Willekeurige pagina --> +

Er zijn twee verschillende mogelijkheden om literatuur te vinden. Een student kan via Bronnen de literatuur bekijken die docenten aan hun vakken hebben toegevoegd.  Een docent ziet hier ook de literatuur die hij aan zijn vakken heeft toegevoegd. Daarnaast kunnen studenten en docenten hier de persoonlijke literatuurlijst opvragen die ze in de bibliotheekcatalogus hebben aangemaakt. Door vervolgens op de titel van het juiste boek/artikel te klikken vindt u meer informatie over deze literatuur. Om nu deze literatuur te zoeken in de bibliotheek van de universiteit klikt u rechtsonderdaan op link.

Bronnen --> Titel --> Link

Als u op titel of auteur wilt zoeken naar literatuur kunt u terecht bij zoeken in het menu linksboven. Typ de titel van de literatuur, de auteur, of een combinatie om snel uw literatuur te vinden. Om nu deze literatuur te zoeken in de bibliotheek van de universiteit klikt u op de gewenste titel.

Zoeken --> Titel/Auteur --> Zoek

Ga naar uw persoonlijke menu rechts onderaan de pagina. Klik vervolgens op “E-mail” om uw e-mails te bekijken. Uw mailbox opent zich nu in een nieuw venster.

E-mail

(Studenten en docenten) - Om een e-mail te sturen naar alle studenten die zich hebben aangemeld voor uw vak, vakonderdeel of groep, gaat u naar de pagina van het betreffende vak waar u klikt op “Overzicht”. Selecteer vervolgens het vak door de checkbox te vinken. Vervolgens klikt u op de knop “E-mail”. In het volgende venster klikt u op “Naar alle studenten”. Voor docenten zijn er naast de optie “Naar alle studenten” ook de opties “Naar alle docenten” en “Naar alle studenten en docenten”.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Overzicht --> E-mail --> Naar alle studenten

Ga naar "Activiteiten", hier vindt u een blok "Deeplink". In dit blok staat een link naar agenda's en kalenders. Dit is nu nog een deeplink naar OWinfo. Bij de OASE release in april zal dit volledig geïntegreerd zijn in DLWO.

Activiteiten -->Deeplink --> Opvragen agenda's en kalenders

(alleen beschikbaar voor studenten) Deze afgeslankte versie van OASE is speciaal ontworpen om met een smartphone te bezoeken. De mobiele OASE site is te vinden via https://m.ond.tue.nl, op deze site is het mogelijk om nieuws, roosters en resultaten te bekijken.

Nieuws

Navigeer naar de  nieuwspagina door bovenaan de pagina op “Nieuws” te klikken. Nu verschijnt een pagina waarop attenderingen, verschillend onderwijsnieuws en TU/e nieuws is te vinden.

Rooster

Navigeer naar de roosterpagina door bovenaan de pagina op “Rooster” te klikken. Vervolgens verschijnt er een pagina waarop uw rooster van de betreffende week wordt weergegeven. Door op “Vorige” of “Volgende” te klikken kunt u naar een andere week navigeren. In het rooster worden de vakken/tentamens weergegeven waarvoor u zich heeft aangemeld.

Resultaten

Navigeer naar de resultatenpagina door bovenaan de pagina op “Resultaten” te klikken. Er verschijnt een pagina waarop uw resultaten worden weergegeven. Bovenaan deze pagina kunt u instellen of u alleen resultaten wilt zien van: de laatste 10 beoordelingen, het huidige jaar of het vorige jaar. 

Optie 1 Navigeer naar het scherm Activiteiten, door links bovenaan op “Activiteiten”te klikken. Nu verschijnt een pagina met bovenaan een zoekfunctionaliteit, waar u de vakcode of vaknaam onder “Zoekterm” kunt invullen.

Er zijn ook verschillende andere mogelijkheden om de zoekresultaten te filteren, zodat alleen de gewenste resultaten getoond worden. Het is mogelijk de zoekresultaten te filteren op:

• soort opleiding
• doelgroep(en)
• onderwijsvorm(en)
• studiejaar
• periode
• jaargang

Het zoeken naar meerdere doelgroepen en onderwijsvormen tegelijk is mogelijk door meerdere checkboxen aan te vinken. Daarnaast kan worden aangegeven of het vak verplicht/keuze is, in welke taal het vak wordt gegeven en hoeveel resultaten er getoond moeten worden. Het is tevens mogelijk alleen vakken te tonen waarvoor tentamens gepland zijn en om examens te tonen door de bijbehorende checkboxen aan te vinken. Wanneer u de gewenste zoekfilters heeft geselecteerd en ingesteld, kunt u een vak vinden door op “Zoek” te klikken. De zoekresultaten worden nu in een lijst getoond.

Activiteiten => Resultaten filteren => Zoek

Optie 2 Een andere mogelijkheid om vakken, cursussen, tentamens en examens te vinden is via “Zoeken”. Hier kunt u naar navigeren door links bovenin op “Zoeken” te klikken. Vervolgens kunt u de zoekterm of code van het vak, de cursus, het tentamen of het examen invullen en op “Zoeken” klikken. Nu verschijnt een lijst met zoekresultaten. Staat de activiteit in deze lijst met resultaten, dan  kunt u deze openen door erop te klikken.

Zoeken à Zoekterm à Zoeken

(Studenten) - Om aan te melden voor een vak, een vakonderdeel of een groep zoekt u eerst het betreffende vak via “Activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan vakken, cursussen, tentamens en examens vinden?”).

Aanmeldoptie 1:

In de tabel achter uw gewenste vak staat in de kolom “Aanmelden” of “Nee”. Staat er “Aanmelden” dan kun je hierop klikken om vervolgens het vak zelf, een vakonderdeel of een groep van dit vak te selecteren. Dit doe je door het vakje aan te vinken voor het vak(onderdeel) zelf of de betreffende groep.  Klik vervolgens op “Aanmelden voor selectie” om de aanmelding definitief te maken. Om te controleren of je ook daadwerkelijk bent aangemeld kun je kijken in het blok "Mijn activiteiten".

Om je af te melden voor een van deze activiteiten ga je eerst naar het blok "Mijn activiteiten". Vervolgens selecteer je het vakje voor het betreffende tentamen, vak of groep en klik dan op “Afmelden” om je af te melden.

Mijn activiteiten -->  Zoek --> Aanmelden --> Checkbox --> Aanmelden voor selectie

Aanmeldoptie 2:

Bij de OASE release in april komt er een tweede optie beschikbaar om u aan te melden:

Klik het gewenste vak aan in de tabel met zoekresultaten. U komt nu op de pagina van het vak waar u klikt op “Informatie”. Onder “Vakoverzicht” vindt u een overzicht van het vak en de bijbehorende vakonderdelen en/of groepen. Achter het vak, het vakonderdeel of de groep wordt de aanmeldstatus weergegeven. Als deze aanmeldstatus groen is kunt u zich aanmelden, is de aanmeldstatus rood dan kunt u zich niet aanmelden. De aanmeldstatus voor een vakonderdeel of groep kan ook blauw zijn. In dit geval kunt u zich alleen aanmelden als u ook bent aangemeld voor het vak. U kunt u aanmelden door te klikken op “aanmelden” achter het vak, het vakonderdeel of de groep.

Bent u aangemeld voor een vak, een vakonderdeel of een groep dan wordt dit zichtbaar in het vakoverzicht doormiddel van de mogelijkheid om af te melden.  Om af te melden klikt u in het vakoverzicht op “afmelden” achter het betreffende vak, vakonderdeel of groep.

Vakken, vakonderdelen of groepen waarvoor u bent aangemeld staan weergegeven onder “Mijn activiteiten”.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Informatie --> Vakoverzicht --> Aanmelden

(Studenten en medewerkers) - Aan- of afmelden voor een cursus gaat op dezelfde manier als aan- of afmelden voor een vak. Zie hiervoor "Hoe kan ik me aanmelden voor een vak, een vakonderdeel of een groep?".

Volgt spoedig

(Studenten) - Om aan te melden voor een tentamen zoekt u eerst het betreffende vak via “activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan ik een vakken, cursussen, tentamens en examens vinden?”).

Aanmeldoptie 1

Achter het vak dat gevonden is m.b.v. de zoekfunctie vindt u een knop “Aanmelden”. Via deze knop wordt een nieuw venster geopend met een overzicht van de (deel)tentamens voor het betreffende vak. Hier staat voor ieder (deel)tentamen de datum en tijd weergegeven waarop dit (deel)tentamen wordt gegeven en de uiterste aanmelddatum voor dit (deel)tentamen. Ook worden de bijbehorende opleiding en studiefase weergegeven. Om aan te melden selecteert u het gewenste (deel)tentamen en klikt u op “Aanmelden voor Selectie”. Indien de aanmelding geaccepteerd wordt, verschijnt er een venster met de mededeling “Aanmelding (deel)tentamen geaccepteerd”. Indien de aanmelding niet geaccepteerd wordt, verschijnt er een venster met de mededeling “Aanmelding (deel)tentamen mislukt” en de reden hiervoor. Klik vervolgens op “Sluiten”.

(Deel)tentamens waarvoor u bent aangemeld staan weergegeven onder “Activiteiten”. Als u zich wilt afmelden voor een (deel)tentamen selecteert u het betreffende (deel)tentamen onder “Activiteiten” en klikt u op “Afmelden”. Is dit niet mogelijk dat betekent dit dat de afmeldperiode is verstreken.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Aanmelden --> Selecteren --> Aanmelden selectie --> Sluiten

Aanmeldoptie 2

Bij de OASE release in april komt er een tweede optie beschikbaar om u aan te melden:

Klik het gewenste vak aan dat gevonden is met de zoekfunctie. U komt nu op de pagina van het vak waar u klikt op “Informatie”. Onder “Vakoverzicht” vindt u een knop “tentamen”. Via deze knop krijgt u een overzicht van de tentamens waarvoor u zich kunt aanmelden. Selecteer het gewenste tentamen en klik op “aanmelden”.

Bent u aangemeld voor het tentamen dan verschijnt er onder “Vakoverzicht” een knop “afmelden” in plaats van “tentamen”. Middels deze knop kunt u zich afmelden voor het tentamen. Is dit niet mogelijk dan betekent dit dat de afmeldperiode is verstreken.

Tentamens waarvoor u bent aangemeld staan weergegeven onder “activiteiten”.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Informatie --> Vakoverzicht --> Tentamen

(Studenten) - Om aan te melden voor een examen zoekt u eerst het betreffende examen via “Activiteiten”.  Klik vervolgens achter het gevonden examen op “Aanmelden”. Er verschijnt een nieuw venster met een overzicht van de examenzittingen waarvoor u zich kunt aanmelden. (De student kan zich maximaal voor twee examenzittingen van één examen aanmelden). Selecteer de examenzitting(en) waarvoor u zich wilt aanmelden en klik op “Aanmelden”. Er volgt nu een venster met de melding dat uw aanmelding geaccepteerd is. Klik vervolgens op “Sluiten”.

Examens waarvoor u bent aangemeld staan weergegeven onder “Activiteiten”.  Als u zich wilt afmelden voor een examen selecteert u het betreffende examen onder “Activiteiten” en klikt u op “Afmelden”.

Activiteiten --> Zoek --> Examen --> Aanmelden --> Selecteren --> Aanmelden --> Sluiten

(Studenten en medewerkers) - Onder “Activiteiten” vindt u een blok “Mijn activiteiten” waarin alle vakken, cursussen en tentamens worden weegegeven waarvoor u bent aangemeld.

Activiteiten

Ga naar uw persoonlijke menu rechts onderaan de pagina. Klik vervolgens op “Profiel” om uw profiel te bekijken. In het midden van de pagina, aan de linker kant kunt u nu “Wijzigen” aanklikken en vervolgens uw adres en telefoonnummer wijzigen. Ook kunt u hier contactgegevens invoeren van iemand die bij calamiteiten gewaarschuwd moet worden. Wanneer u wijzigingen heeft aangebracht kunt u dit nu opslaan door op “Opslaan” te klikken. Uw profiel is nu gewijzigd.

Profiel --> Wijzigen --> Opslaan.

Ga naar uw persoonlijke menu rechts onderdaan de pagina. Klik vervolgens op “Agenda”. Er opent een nieuw venster met uw persoonlijke (Outlook) agenda

Agenda

(Studenten en medewerkers) - Ga naar uw persoonlijke menu rechts onderdaan de pagina. Klik vervolgens op “Resultaten”. In het scherm dat volgt kunt u eerst onder "Opleiding" de gewenste opleiding selecteren waarvan u de resultaten wil zien. Vervolgens kunt u onder "Studiejaar" en "Periode" het studiejaar en de periode kiezen waarvan u de behaalde resultaten wil zien. Ook is het mogelijk om zelf een periode te kiezen. Dit kan door onder "Datum vanaf" en "Datum t/m" de gewenste data in te voeren.

Als u het vakje voor "Toon alleen behaalde vakken of gevolgde cursussen" aanvinkt, worden alleen de vakken getoond die u met een voldoende heeft afgesloten en de resultaten van de cursussen die u gevolgd heeft.

Klik vervolgens op "Zoek" om de resultaten weer te geven.

Naast studenten kunnen ook medewerkers op deze manier hun resultaten van cursussen opvragen. Voor hen is het hierbij niet mogelijk om een opleiding te selecteren.

Resultaten --> Opleiding/periode selecteren --> Zoek

Er is een speciale DLWO site ontworpen voor de smartphone, hierop is het mogelijk resultaten te bekijken van examens en tentamens. Navigeer naar deze site via http://m.ond.tue.nl. Resultaten kunt u bekijken door bovenaan de pagina op “Resultaten” te klikken. Er verschijnt een pagina waarop uw resultaten worden weergegeven. Bovenaan deze pagina kunt u instellen of u alleen resultaten wilt zien van: de laatste 10 beoordelingen, het huidige jaar of het vorige jaar. 

(Studenten) - Indien er sprake is van een Bindend Studie Advies (BSA) bij uw studie vindt u de criteria en de verstrekte adviezen terug onder “Resultaten”. Onder “Criteria BSA” worden de criteria van het BSA getoond. Hier wordt altijd het minimaal benodigd aantal studiepunten weergegeven. Daarnaast kunnen er extra criteria weergegeven worden, deze kunnen bestaan uit:

• Aanvullende voorwaarden van een opleiding gestart in een bepaald studiejaar, waarbij het aantal minimaal te behalen vakken getoond wordt inclusief de keuze uit de betreffende vakken. Dit betreft “Resultaten BSA met mandje”;
• Uitgezonderde vakken van een opleiding gestart in een bepaald studiejaar, waarbij het resultaat van de gegeven vakken NIET meegeteld wordt voor het BSA. Dit betreft “Resultaten BSA zonder mandje”.

Onder “Verstrekte adviezen BSA ” vindt u de adviesdatum, de opleiding, het studiejaar, het soort advies (Pre-advies of Definitief advies) en de beoordeling (Negatief, Positief of Uitgesteld).

Resultaten --> Criteria BSA/Verstrekte adviezen BSA

(Studenten en medewerkers) - Om een vak (of cursus) toe te voegen aan uw persoonlijke collegerooster zoekt u eerst het betreffende vak op via “Activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan ik een vakken, cursussen, tentamens en examens vinden?”). Het is ook mogelijk om alleen die vakken te zoeken die reeds zijn opgenomen in uw studieagenda. Hiervoor klikt op de optie "Toon (alleen) vakken uit mijn studieagenda".

Selecteer het vakje voor het betreffende vak en klik op “Voeg toe aan studieagenda” onderaan de lijst om het vak aan uw persoonlijke collegerooster toe te voegen. Selecteer het vakje voor het betreffende vak en klik op “Verwijder uit studieagenda” om het vak te verwijderen uit uw persoonlijk collegerooster. Eventueel kunt u ook alle vakken in één keer selecteren door op de knop "Alles selecteren" te klikken, of alle vakken deselecteren door op de knop "Alles deselecteren" te klikken. Een vak dat is opgenomen in het persoonlijk rooster krijgt een agenda icoon achter de vakcode.

Via de optie "Activiteiten" kunt u in het kader "Studiepakket" een overzicht zien van uw persoonlijke studiepakket. Een vak dat is toegevoegd aan uw persoonlijke studieagenda krijgt een agenda icoon achter de vakcode in het kader "Studiepakket".

U kunt in het kader "Studiepakket" een vak uit uw studieprogramma selecteren door het vakje voor het betreffende vak aan te vinken. Onderaan het kader "Studiepakket" kunt u kiezen voor de optie "Voeg toe aan studieagenda" om het vak toe te voegen aan uw studieagenda. U kunt ook een geselecteerd vak verwijderen uit uw studieagenda door op "Verwijder uit studieagenda" te klikken. Eventueel kunt u in één keer alle vakken uit uw studiepakket selecteren selecteren of deselecteren met respectievelijk de knoppen "Alles selecteren" en "Alles deselecteren".

Activiteiten --> Resultaten filteren --> Zoek --> Checkbox --> Toevoegen/Verwijderen Rooster

Om uw persoonlijke rooster te zien klikt u rechts onderaan in uw persoonlijk menu op Rooster. In dit rooster vindt u alle vakken en tentamens terug waarvoor u bent aangemeld. Met behulp van de knoppen “Jaar, Kwartiel, Maand, Week, Dag” vindt u een overzicht van uw rooster van het huidige jaar of kwartiel, of de huidige maand, week of dag. Met de knoppen “Vorige” en “Volgende” kunt u navigeren naar de gewenste periode.  U kunt ook zelf een periode selecteren door een begindatum en een einddatum te geven achter "Van" en "Tot" en vervolgens op "Periode" te klikken.

In het rooster worden getoond:

Voor studenten

• De vakken die u aan het persoonlijk collegerooster heeft toegevoegd
• Het rooster van de tentamens waarvoor u zich heeft aangemeld.

Voor docenten

• De vakken waar u in OWIS aan toegevoegd bent

Door op een vak of tentamen te klikken, worden details van het betreffende item weergegeven. Eventueel kunt u de items uit uw persoonlijk studieagenda niet tonen door de optie "Toon persoonlijke studieagenda" uit te vinken.

Rooster

Er is een speciale DLWO site ontworpen voor de smartphone, hierop is ook het rooster te bekijken. Navigeer naar de site via http://m.ond.tue.nl en vervolgens naar de roosterpagina door bovenaan de pagina op “Rooster” te klikken. Vervolgens verschijnt er een pagina waarop uw rooster van de betreffende week wordt weergegeven. Door op “Vorige” of “Volgende” te klikken kunt u naar een andere week navigeren. In het rooster worden de vakken/tentamens weergegeven waarvoor u zich heeft aangemeld.

Om de documenten bij een vak te vinden dient u eerst naar activiteiten te gaan. Vervolgens klikt onder "mijn activiteiten" op het mapje voor het betreffende vak.

activiteiten --> Mijn activiteiten --> 

(Docenten) - Zorg voordat je een nieuwe mededeling aanmaakt dat er een mededelingenonderdeel aanwezig is (zie hiervoor "Hoe kan ik een extra onderdeel aanmaken of verwijderen?")

Nieuwe mededeling (announcements) aanmaken:

Zorg dat u in het mededelingenonderdeel zit. Klik nu links bovenaan op de knop “New Item”. Vul in het nieuwe scherm de titel van het bericht in en het bericht zelf en klik vervolgens op “Ok” om het bericht te plaatsen. Het bericht is meteen zichtbaar voor studenten.

New item --> Mededeling plaatsen --> Ok

(Docenten) - Standaard bevat uw vak een onderdeel met de naam “Documents”. Onderaan dit onderdeel ziet u de optie: “Add new document”. Selecteer deze optie en blader naar de studeerwijzer en druk op "Ok". Wijzig eventueel de bestandsnaam en druk bij de keuze voor het documenttype op de ronde knop voor “Study guide”. Bevestig door op “Ok” te klikken.

Add new document --> Browse --> Ok --> Study guide (check)  --> Ok

(Docenten) - Standaard bevat uw vak een onderdeel met de naam “Documents”. Onderaan dit onderdeel ziet u de optie: “Add new document”. Selecteer deze optie en blader naar bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie en druk op "Ok". Wijzig eventueel de bestandsnaam en druk bij de keuze voor het documenttype op de ronde knop voor “Presentations”. Bevestig door op “Ok” te klikken.

Add new document --> Browse --> Ok --> Presentations (check) --> Ok

(Docenten) - Om een nieuwe versie van een bestand  met collegesheets of van een ander bestand beschikbaar te stellen kunt u gebruik maken van de versiebeheerfunctie (versioning). Wanneer een bestand met dezelfde naam als een bestaand bestand wordt geupload ontstaat er een nieuwe versie. Deze nieuwe versie is vanaf nu zichtbaar in plaats van de oudere versie. Bij het uploaden van een nieuwe versie kunt u onder "Version Comments" aangeven wat er veranderd is.

Het versiebeheersysteem werkt in twee gradaties.

Eerste gradatie

De eerste gradatie is voor kleine veranderingen. Dit is de standaard gradatie. Iedere nieuwe versie die geupload wordt, krijgt automatisch een nieuw versie nummer dat 0.1 hoger is dan het oude versienummer. 

Tweede gradatie

Vindt u echter dat de versie een belangrijke stap heeft gemaakt dan kunt u dit aangeven door het nummer naar een geheel getal op te hogen. Heeft u een nieuwe versie geupload die versienummer 0.4 heeft gekregen, dan kunt u hier versie 1.0 van maken. Dit kunt u doen door middel van de optie “Publish a major version”. Deze optie is beschikbaar als u op het kleine driehoekje klikt dat rechts van de bestandsnaam verschijnt op het moment dat deze wordt aangewezen.

Als u versiehistorie (“Versioning History”) selecteert vindt u ook de oudere versies van dit bestand. In dit overzicht kunt u goed zien welke veranderingen het bestand heeft doorgemaakt.

Add new document --> bestand met dezelfde bestandsnaam plaatsen --> Ok

Om bestanden te downloaden zoekt u eerst naar het bestandenonderdeel. Als u dit niet terugvindt op de hoofdpagina kunt u deze vinden in het linker menu onder “Documents”.

Een bestand downloaden

Klik het betreffende bestand aan en klik vervolgens op “Save” om het document op te slaan of op “Open” om het document te openen.

Een andere mogelijkheid is om de cursor op het document te plaatsen en vervolgens op het pijltje te klikken. Nu opent er een dropdown menu waarin u de cursor op “Send To” plaatst en vervolgens op “Download a copy” klikt.

Documents --> Save/Open document

Specific document --> Send To --> Download a copy --> Save/Open document

Meerdere bestanden tegelijkertijd downloaden

Ga eerst naar de explorer view, klik vervolgens op “Actions” en daarna in het dropdown menu dat nu verschijnt op “Open with windows explorer”. Nu kunt u meerder bestanden tegelijk kopiëren door de bestanden te selecteren en op “Copy the selected items” te klikken.

Documents --> Actions --> Open with windows explorer --> Copy the selected items

(Studenten (in groepsmap) en docenten) - Optie 1

Onderaan het onderdeel "Documents" kunt u klikken op “Add new document”. Het is nu mogelijk om 1 of meerdere bestanden tegelijk te uploaden, zolang de totale grootte de 400 MB maar niet overschrijdt. Een enkel bestand kunt u uploaden door op “Browse” te klikken en vervolgens het bestand te selecteren. Meerdere bestanden kunt u tegelijk uploaden door op “Upload multiple files” te klikken en vervolgens de bestanden te selecteren.

Add new document --> Browse --> Select file

Add new document --> Upload multiple files --> Select files

Optie 2

Een andere manier om 1 of meerdere bestanden tegelijk te uploaden is door een map onder “Documents” links in het scherm te openen en vervolgens op “Upload” te klikken. Nu kunt u kiezen of u 1 of meerdere bestanden wilt uploaden.

Documents --> Upload --> Upload Document/Upload Multiple Documents --> Select file(s)

Bij het inloggen op DLWO kunt u aanvinken of of u inlogt op een "Shared / public" computer of een "Private" computer. Wanneer u aanvinkt dat u op een "Shared / public" computer inlogt (met Internet Explorer) dient u elke keer dat u een office- bestand opent in sharepoint opnieuw in te loggen. Dit extra inloggen is niet nodig wanneer u aanvinkt op een "Private" computer te zijn ingelogd of als u een andere webbrowser gebruikt (Mozilla Firefox, Google Chrome). Voor gebruikers die windows Vista of Windows 7 gebruiken is (bij gebruik van Internet Explorer) de installatie van een zgn. registry patch nodig om extra inloggen te voorkomen. Deze is te downloaden via: https://w3.tue.nl/fileadmin/dict/WINS/Software/various/DLWO.RegistryPatch.msi

(Studenten (in groepsmap) en docenten) - Dankzij versiebeheer (versioning) is het mogelijk om verschillende versies van een bestand van elkaar te onderscheiden. Op deze manier weet u altijd of u in de laatste versie aan het werken bent. Om instellingen omtrent versiebeheer te wijzigen, dient u eerst te navigeren naar het onderdeel waarvan u de versie eigenschappen wilt aanpassen. Klik nu op “Settings” en vervolgens op “Document library settings”. Aan de linkerkant staat een tabel genaamd “General settings” in deze tabel vindt u de link “Versioning settings”. Hier kunt u kiezen welke settings u wilt instellen. Klik vervolgens op “ok” om deze op te slaan.

Onderdeel --> Settings --> Document Library Settings --> Versioning Settings --> Voorkeuren instellen --> Ok

(Studenten (in groepsmap) en docenten) - Met behulp van deze optie kunt u voorkomen dat twee gebruikers tegelijkertijd hetzelfde bestand aanpassen. Op het moment dat een gebruiker een bestand uitcheckt, is het voor andere gebruikers niet mogelijk veranderingen door te voeren. Als u klaar bent met de veranderingen kunt u het bestand weer inchecken. Dit kunt u doen door op de menuknop te drukken van Word, klik vervolgens op “Server” (bijna onderaan het menu) en dan “Check in". Als u het bestand afsluit wordt u ook gevraagd of u weer in wilt checken, zodat andere gebruikers aanpassingen kunnen doen. 

Om deze optie in te schakelen navigeert u eerst naar de menubalk van het documentonderdeel, klik op “Settings” in de balk bovenaan en vervolgens op “Document Library Settings”. Nu verschijnt er een scherm waarin u instellingen kunt wijzigen. Om ervoor te zorgen dat een bestand uit gecheckt kan worden op het moment dat iemand eraan gaat werken kunt u dit instellen  door op “Versioning Settings” te klikken. Helemaal onderaan deze pagina vindt u de optie: Require check out, selecteer “Yes” en klik op “Ok”.

Document tool --> Settings --> Document Library Settings --> Versioning settings --> Require check out --> Yes --> Ok

(Studenten) - Het is mogelijk om via het systeem groepsgenoten de taak te geven een bestand te controleren. U kunt dan via het instellen van een workflow om feedback (commentaar) of approval (goedkeuring) vragen. Navigeer eerst naar de groepsfolder, waarin de Team documents staan.

Approval

Als u vervolgens de cursor op het document plaatst, verschijnt er een klein driehoekje naast de naam. Klik op dit driehoekje en kies “Workflows”. Nu verschijnt er een venster waarin uw workflow settings zijn weergegeven. Om een nieuwe approval workflow te starten klikt u op “Approval”. Vervolgens kunt u selecteren van welke gebruikers u goedkeuring wilt hebben, door op “Approvers” te klikken en de juiste persoon te zoeken. Dit is bijvoorbeeld handig als u zeker wilt weten dat iedereen het eens is met de inhoud van dit stuk voordat een stuk opgestuurd gaat worden. In dit scherm is het ook mogelijk om een deadline te stellen voor het commentaar. Dit kan in het blok "Due Date". Eenmaal klaar met het instellen van de approval klikt u op “Start” om het verzoek tot approval te laten versturen naar de betreffende personen.

Feedback

Het is ook mogelijk om groepsgenoten om feedback te vragen. Plaats de cursor weer op het document en klik op het driehoekje dat nu verschijnt en kies “Workflows”. Nu klikt u op “Collect Feedback”. Vervolgens kunt u op dezelfde manier als bij “approval” de juiste personen selecteren en al dan niet een deadline instellen. Klik vervolgens weer op “Start” om  het verzoek tot feedback naar de betreffende personen te laten versturen.

Team documents --> Workflows --> Approval/Collect Feedback --> Approvers/Reviewers --> Search --> Add --> Ok --> Start.

(Studenten en docenten) - Als er voor een vak iets wijzigt in een folder (bijvoorbeeld nieuwe bestanden of nieuwe versies van een bestand die worden geupload), kunt u hiervan op de hoogte gesteld worden via een e-mailbericht. Hiervoor zijn er twee opties, een notificatie als er iets wijzigt in een folder of een notificatie als er een specifiek bestand wijzigt.

Wijzigingen in folder

De eerste optie is om een waarschuwing te krijgen als er iets wijzigt in een bepaalde folder. Hiervoor opent u de desbetreffende folder en klikt bovenaan op “Actions” en vervolgens op “Alert me”. U kunt nu instellen van welke wijzigingen u een waarschuwing wilt krijgen en hoe vaak. Vervolgens klikt u op “Ok”.

Folder --> Actions --> Alert me --> Ok

Wijzigingen aan specifiek bestand

De tweede optie is om een waarschuwing te krijgen als er een specifiek document gewijzigd wordt. Hiervoor wijst u met de muis het document aan en klikt u op het kleine driehoekje dat naast de naam verschijnt. Vervolgens klikt u op “Alert me”.  U kunt nu instellen van welke wijzigingen u een waarschuwing wilt krijgen en hoe vaak. Vervolgens klikt u op “Ok”.

Document aanwijzen --> driehoekje --> Alert me --> Ok

(Docenten) - Om vakonderdelen toe te voegen aan een vak zoekt u eerst het betreffende vak via “activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan ik een vak vinden?”). Vervolgens klikt u het gewenste vak aan. Onder “Vakoverzicht” selecteert u het vak en klikt op “Bewerk”. Er verschijnt nu een venster met een aantal opties. Klik op de optie “Toevoegen vakonderdelen” om een vakonderdeel toe te voegen. Er verschijnt nu een venster waarin u de eigenschappen van het nieuwe vakonderdeel kunt invoeren. Deze kunt u later nog aanpassen. Druk op “opslaan” om het aanmaken van het nieuwe vakonderdeel te bevestigen.

Om een vakonderdeel te verwijderen selecteert u het vakonderdeel en klikt u op “Bewerken”. Vervolgens klikt u op de optie “Verwijderen vakonderdelen”. Er verschijnt nu een venster met de vraag of u zeker weet dat u het vakonderdeel wilt verwijderen. Druk nu op “Verwijder” om het vakonderdeel definitief te verwijderen.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Vakoverzicht --> Selecteren --> Bewerken --> Toevoegen vakonderdelen --> Opslaan

(Docenten) - Bij het bewerken van een vakonderdeel, kunt u de naam wijzigen, een vakonderdeel openen en sluiten voor aanmelding en een maximum aantal aanmeldingen instellen. Om vakonderdelen te bewerken zoekt u eerst het betreffende vak via “activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan ik een vak vinden?”). Vervolgens klikt u het gewenste vak aan. Onder “Vakoverzicht” vindt u een overzicht van het vak en de bijbehorende vakonderdelen. Selecteer het vakonderdeel dat u wilt bewerken en klik op “Bewerken”. Er verschijnt nu een venster met een aantal opties. Klik op de optie “Wijzigen vakonderdelen” om een vakonderdeel te bewerken. Er verschijnt nu een venster waarin u de eigenschappen van het vakonderdeel kunt veranderen. Druk op opslaan om de bewerkingen te bevestigen.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Vakoverzicht --> Selecteren --> Bewerken --> Wijzigen vakonderdelen --> Opslaan

(Docenten) - Om groepen toe te voegen aan een vak of vakonderdeel zoekt u eerst het betreffende vak via “activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan ik een vak vinden?”). Vervolgens klikt u het gewenste vak aan.  Onder “Vakoverzicht” vindt u een overzicht van het vak en de bijbehorende vakonderdelen en/of groepen. Selecteer nu het vak of het vakonderdeel en klik op “Bewerk”. Er verschijnt nu een venster met een aantal opties. Klik op de optie “Toevoegen groepen” om een groep toe te voegen. Er verschijnt nu een venster waarin u de eigenschappen van de nieuwe groep kunt invoeren. Deze kunt u later nog aanpassen. Druk op “opslaan” om het aanmaken van de nieuwe groep te bevestigen.

Om een groep te verwijderen selecteert u de groep onder “Overzicht” en klikt u op “Bewerken”. Vervolgens klikt u op de optie “Verwijderen groepen”. Er verschijnt nu een venster met de vraag of u zeker weet dat u de groep wilt verwijderen. Druk nu op OK om de groep definitief te verwijderen.

Activiteiten --> Zoek --> Vak -->Vakoverzicht --> Selecteren --> Bewerken --> Toevoegen groepen --> Opslaan

(Docenten) - Bij het bewerken van een groep, kunt u de naam wijzigen, een groep openen en sluiten voor aanmelding en een maximum aantal aanmeldingen instellen. Om groepen te bewerken zoekt u eerst het betreffende vak via “activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan ik een vak vinden?”). Vervolgens klikt u het gewenste vak aan. Onder “Vakoverzicht” vindt u een overzicht van het vak en de bijbehorende groepen.  Selecteer de groep die u wilt bewerken en klik op “Bewerken”. Er verschijnt nu een venster met een aantal opties. Klik op de optie “Wijzigen groepen” om een groep te bewerken. Er verschijnt nu een venster waarin u de eigenschappen van de groep kunt veranderen. Druk op opslaan om de bewerkingen te bevestigen.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Vakoverzicht --> Selecteren --> Bewerken --> Wijzigen groepen --> Opslaan

Volgt spoedig

(Docenten) - Om een aanmeldingsoverzicht van studenten per groep te krijgen zoekt u eerst het betreffende vak via “activiteiten” (hulp hierbij kunt u vinden bij de vraag “Hoe kan ik een vak vinden?”). Vervolgens klikt u het gewenste vak aan. Onder “Vakoverzicht” vindt u een overzicht van het vak en de bijbehorende groepen. Selecteer de groepen waarvan u een aanmeldingsoverzicht wilt hebben en klik op “Rapport”. Er verschijnt nu een venster met een aantal opties. U kunt kiezen uit “Aanmeldingen”, “Aanmeldingen met foto” en “Aanmeldingen (Excel formaat)”.

Activiteiten --> Zoek --> Vak --> Vakoverzicht --> Selecteren --> Rapport --> Aanmeldingen

(Docenten en beheerders) - Het is mogelijk om een site te creëren waarop afspraken met een groep georganiseerd kunnen worden. Hiervoor heeft u wel “Full control permission” nodig. Standaard heeft u “Design control”. Om uw “permission”  te wijzigen klikt u op “People and Groups” in het linker menu. Vervolgens klikt u op “Site permissions” in het linker menu. Nu vinkt u de bovenste checkbox aan en klikt u bovenaan op “Actions” en vervolgens op “Edit user permissions”. Vink nu “Full control” aan en klik op “OK”. Uw “permission” is nu gewijzigd.

People and Groups à Site permissions à checkbox à Actions à Edit user permissions à Full control à OK

Nu u “Full control permission” heeft kunt u een site maken om afspraken met een groep te organiseren. Dit doet u door op “Calendar”  te klikken in het linker menu. Staat er nog geen “Calendar” in dit menu dan dient u eerst een kalender aan te maken. Dit doet u door op “Site Actions” te klikken en vervolgens op “Create”. Nu klikt u onder “Tracking” op “Calendar”. Geef de kalender een naam  (“Calendar”) en klik op “Create”, de kalender is aangemaakt.

Site Actions à Create à Calendar à Create

Klik nu op “Calendar” links in het menu. Vervolgens klikt u op “New” en daarna op “New Item”. In het scherm dat nu verschijnt vult u een titel in, geeft u een datum van de afspraak op en vinkt u de volgende checkbox aan:  “Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event”. Door deze checkbox aan te vinken maakt u een site aan waarop afspraken met een groep georganiseerd kunnen worden. U kunt ook de checkbox “Make this a repeating event” aanvinken, als u herhaaldelijke afspraken wilt maken. Klik  Vervolgens op “OK”, nu opent zich een scherm waarin u een aantal instellingen kunt opgeven. Hier kunt u een link creëren, een titel met beschrijving invullen, een adres voor de nieuwe site opgeven, site “permission” instellen en een taal instellen. Vervolgens klikt u weer op “OK” en selecteert daarna een template.  Klik nogmaals op “OK”, u heeft nu een site aangemaakt om afspraken te organiseren. Op deze site kunt u onder andere de deelnemers instellen, de agenda punten noteren en de notulen opslaan. U kunt de site aanpassen door rechts op “Site Actions” te klikken en vervolgens op “Manage Pages”. Vervolgens kunt u items toevoegen, verwijderen en rangschikken.

Calendar à New à New Item à Use a Meeteing Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes and other details for this event à OK à OK à Choose Template àOK à Site Actions à Manage Pages.

(Studenten en docenten) - Navigeer eerst naar de agenda door rechts onderaan de pagina op “Agenda” te klikken. Nu klikt u via het driehoekje naast “New” op “Meeting Request” en vervolgens op “Scheduling Assistant”. Nu kunt u door op “Select Attendees” te klikken de deelnemers van de groepsafspraak selecteren, hierna klikt u op “OK”. U kunt bovenaan het scherm het tijdstip van de afspraak instellen. Daarnaast is het mogelijk de te gebruiken ruimte te selecteren via “Select Room”. Nu klikt u op “Appointment” en kunt u vervolgens het onderwerp en de locatie van de afspraak invullen. Ten slotte klikt u op “Send” om de uitnodiging voor de afspraak te verzenden naar de deelnemers.

Agenda --> New --> Meeting Request --> Scheduling Assistant --> Select Attendees --> OK --> Select Room --> Appointment --> Send.

(Beheerders en docenten) - De Sharepointomgeving van DLWO ondersteunt de volgende lijst van rechten (zie ook het plaatje onderaan de lijst):

• Design: Standaardrecht voor docenten. Geeft toegang tot de belangrijkste functies voor het onderhouden van een site, het aanmaken of wijzigen van een library of list en het uitdelen van rechten.
• Read: Standaardrecht voor studenten op de site van een vak. Geeft toegang tot een site, library of list en verleent rechten om bestanden te lezen en te downloaden.
• StudentGroup: Standaardrecht van studentgroepen op groepsites. Verleent rechten gelijk aan Design-rechten, behalve de rechten om rechten van gebruikers te wijzigen.
• Contribute: Standaardrecht van studenten op het Forum van de site van een vak. Verleent rechten om items te lezen en te plaatsen en om de geplaatste items te wijzigen.
• Add: Rechten om bestanden te plaatsen, maar niet om ze daarna nog te wijzigen (bij het plaatsen van bestanden met dit recht krijgt de gebruiker een foutmelding; het plaatsen gaat echter wel goed. Zie voor een oplossing de uitleg over de Upload folder).
• Limited access: Dit recht wordt door het Sharepointsysteem uitgedeeld om toegang te verlenen tot sites, libraries en lists zonder leesrechten. Als gebruiker kun je dit recht niet toekennen of wijzigen.

(Beheerders en docenten) - De rechten op een site, een library of een list of op een bestand kunnen toegewezen worden aan drie soorten gebruikers: docenten (DOC), studenten (STU) en meekijkers (OTH).

Voor elk vak, vakonderdeel of groep worden aparte groepen gecreëerd waaraan rechten toegekend kunnen worden. De naam van deze groepen is als volgt opgebouwd (zie ook het plaatje onderaan):

• Vak 
  • Docenten: SWB[...]IDOC
  • Studenten: SWB[...]ISTU
  • Meekijkers: SWB[...]IOTH
• Vakonderdeel
  • Docenten: SWB[...]SDOC
  • Studenten: SWB[...]SSTU
  • Meekijkers: SWB[...]SOTH
• Groep
  • Docenten: SWB[...]GDOC
  • Studenten: SWB[...]GSTU
  • Meekijkers: SWB[...]GOTH

NB. De code tussen de rechte haken [...] is een unieke identifier van het vak, het vakonderdeel of de groep. 

(Beheerders en docenten) - Surf als eerst naar het gedeelte waar u de rechten wilt wijzigen. Klik Vervolgens op “Site Actions” en vervolgens op “Site Settings”. Nu verschijnt er een nieuw venster. Helemaal links staat de optie “Advanced Permissions”. Selecteer deze, vervolgens vindt u een overzicht met aangemelde docenten, studenten en groepen. Kies de groep die u extra rechten wilt geven door erop te drukken.

U kunt de betekenis van de groepsnamen afleiden uit de laatste drie letters van de naam. Eindigt de naam op DOC dan gaat het om de groep met docenten, eindigt de naam op STU dan gaat het om de groep met studenten, eindigt de naam op OTH dan gaat het om de groep overige (other).

Om de rechten van een van deze groepen aan te passen klikt u op de naam van de groep. Nu verschijnt er een nieuw scherm waarbij u de rechten kunt kiezen die u aan de groep wilt toekennen. Druk vervolgens op “Ok” om de wijzigingen op te slaan.

Gedeelte van te veranderen rechten –-> Site Actions –-> Site Settings –-> Advanced Permissions –-> Selecteer groep –-> Selecteer rechten –-> Ok

(Beheerders en docenten) - Als u op een site onderdeel met de muis de naam van een document aanwijst verschijnt er een klein driehoekje naast de naam. Klik op dit driehoekje en kies “Manage Permissions”. Selecteer deze, vervolgens vindt u een overzicht met aangemelde studenten en groepen. Kies de groep die u extra rechten wilt geven door erop te klikken.

U kunt de betekenis van de groepsnamen afleiden uit de laatste drie letters van de naam. Eindigt de naam op DOC dan gaat het om de groep met docenten, eindigt de naam op STU dan gaat het om de groep met studenten, eindigt de naam op OTH dan gaat het om de groep overige (other).

Om de rechten van een van deze groepen aan te passen klikt u op de naam van de groep. Nu verschijnt er een nieuw scherm waarbij u de rechten kunt kiezen die u aan de groep wilt toekennen. Druk vervolgens op “Ok” om de wijzigingen op te slaan.

Naam aanwijzen --> Driehoekje --> Manage Permissions –-> Selecteer groep –-> Selecteer rechten --> Ok

Rechtsbovenaan de pagina staat “Welcome achternaam, voorletters”, als u hierop klikt verschijnt er een dropdown menu. Selecteer nu “Personalize this page”. Door met de muis een onderdeel te slepen kunt u de volgorde van onderdelen veranderen. Via “add webpart” kunt u nieuwe onderdelen toevoegen. Als u “add webpart” heeft geselecteerd dient u de checkboxen (vierkante knopjes) voor de betreffende webonderdelen die u wilt toevoegen aan te vinken door erop te klikken. Vervolgens klikt u op “add” om deze onderdelen toe te voegen. Selecteer “exit edit mode” om de bewerkingsmode af te sluiten.

Let op, alle veranderingen die u nu maakt zijn alleen zichtbaar op uw persoonlijke pagina. Om de standaardinstellingen te zien klikt u op “Welcome achternaam, voorletters” en dan in het dropdownmenu op “Show Shared View”.

Om uw persoonlijke veranderingen te verwijderen en de algemene indeling terug te halen klikt u eerst op “Welcome achternaam, voorletters” en vervolgens in het dropdownmenu op “Reset Page Content”. Daarna klikt u op “Ok”. (De optie “Reset Page” is alleen zichtbaar als u zich in de Personal View modus bevindt).

Welcome achternaam, voorletters --> Pesonalize this page --> Bewerking --> Exit Edit Mode

Welcome achternaam, voorletters --> Show Shared/Personal View

Welcome achternaam, voorletters --> Reset page content --> Ok

(Docenten) - Rechtsboven in de hoek vindt u de optie “Site Actions”. Als u hierop klikt, verschijnt er een dropdown menu. Kies nu de tweede optie, “Edit Page”, om de indeling van de pagina aan te passen. Door met de muis een onderdeel te slepen kunt u de volgorde van onderdelen veranderen. Via “add webpart” kunt u nieuwe onderdelen toevoegen. Als u “add webpart” heeft geselecteerd dient u de checkboxen (vierkante knopjes) voor de betreffende webonderdelen die u wilt toevoegen aan te vinken door erop te klikken. Vervolgens klikt u op “add” om deze onderdelen toe te voegen.

Om de opmaak aan te passen aan de andere onderdelen klikt u rechtsboven het toegevoegde onderdeel op de knop “Edit”. In het dropdown menu dat verschijnt, kiest u de vierde optie “Modify Shared Web Part”. Nu verschijnt er rechts een balk op de pagina. Kies onder “Selected View” voor “All Documents” (of bijvoorbeeld “All events”, afhankelijk van het toegevoegde onderdeel) en klik 2x op “Ok”.

Selecteer “exit edit mode” om de bewerkingsmode af te sluiten.

Site Actions --> Edit Page --> Bewerking --> Exit Edit Mode

(Docenten) - De site van uw vak bevat standaard een aantal onderdelen waaronder Documents, News en Forum. Het is mogelijk om zelf de site uit te breiden met extra onderdelen.

Rechtsboven in de hoek vindt u de optie “Site Actions”. Als u hierop klikt, verschijnt er een dropdown menu. Kies nu de optie “Create” om een nieuw onderdeel toe te voegen aan de huidige site.

Er volgt een lijst met onderdelen die u kunt toevoegen aan de site.  Om bijvoorbeeld een onderdeel voor mededelingen toe te voegen selecteert u “Announcements”. Geef de naam van het onderdeel en eventueel extra informatie.

Klik tot slot op “Create” en het onderdeel wordt aangemaakt. Hoe u dit onderdeel toevoegt op de hoofdpagina van het vak vindt u onder “Hoe kan ik de inrichting van een pagina wijzigen?”

Om een onderdeel te verwijderen selecteert u het betreffende onderdeel en klikt u op “Settings” en vervolgens op “List/Document Settings” (naamgeving afhankelijk van gekozen onderdeel). In het volgende scherm klikt u op “Delete this list/document” en vervolgens op “Ok”.

Site actions --> Create --> Onderdeel selecteren --> Name --> Create

Onderdeel --> Settings --> List settings --> Delete this list --> Ok

(Docenten) - Hier vindt u een overzichtje van mogelijke extra onderdelen. Deze onderdelen kunt u op eigen initiatief toevoegen. In deze lijst staat achter elk onderdeel een korte beschrijving.

• Document library: Extra ruimte voor bestanden (standaard is de library Documents aanwezig)
• Wiki Page: Een wikipagina als onderdeel van de site
• Picture library: Voor een fotoverzameling of –presentatie
• Announcements: Extra mededelingenlijst (standaard is de News lijst aanwezig)
• Contacts: Bijhouden van contacten
• Discussion board: Extra discussion board (standaard is de lijst Forum aanwezig)
• Links: Extra Links lijst (standaard is er een aanwezig op de site)
• Calendar: Extra Calendar (standaard is er een in de groepsruimte aanwezig)
• Tasks: Extra takenlijst (standaard is er een in de groepsruimte aanwezig)
• Project tasks: Takenlijst waarin naast de takenlijst ook een grafische Gantt chart van de taken wordt getoond.
• Issue tracking: Speciale takenlijst om het afhandelen van zaken te beheren.
• Survey: Standaard enquetefunctie
• Basic page: Webpagina die je zelf kunt inrichten (b.v. met Sharepoint Designer)
• Web part page: Webpagina met webparts die je zelf kunt inrichten.

(Docenten) - Een survey is een enquête die ingevuld kan worden door de studenten. U kunt hier selecteren dat studenten deze niet meer kunnen wijzigen nadat ze hem ingevuld hebben.

Het aanmaken van een survey werkt als volgt:

1. Open de vakkensite.
2. Ga naar Site Actions, Create en kies onder 'Tracking' de optie 'Survey'.
3. Geef de survey een naam.
4. Voer de vragen, antwoordmethode en antwoorden in.
5. Klik op 'Next question' om meerdere vragen in te voeren.
6. Klik op 'Finish' om de survey aan te maken.

Om de survey te verwijderen:

1. Ga naar Survey, Setting en kies Survey Settings.
2. Ga naar 'Persmissions and Management' en kies 'Delete this survey'.
3. Klik 'ok', de survey is nu verwijderd.

Een wiki is een soort website waarbij de gebruikers zorgen voor de inhoud. Alle gebruikers van een wiki hebben het recht de website aan te passen met het doel een complete informatievoorziening te genereren over het wiki onderwerp.

Een wiki is ideaal om opdrachten te geven aan studenten. Op deze manier kunnen studenten hun antwoorden bij de vragen zetten en erover communiceren met elkaar. Zo kunnen studenten elkaar helpen en heeft de docent meer een toezichthoudende rol om te controleren of correcte informatie wordt gebruikt door de studenten.

Hoe u een wiki aanmaakt op u site vindt u onder “Hoe kan ik een extra onderdeel aanmaken/verwijderen?”.

Hoe u een wiki kunt weergeven op het home gedeelte van de site vindt u onder “Hoe kan ik de inrichting van een pagina wijzigen?”.

(Studenten en docenten) - Standaard bevat uw vak een onderdeel met de naam “Forum”. Het is een tool die studenten de mogelijkheid geeft een discussie te starten met een docent of met medestudenten. Hierbij kan gedacht worden aan onduidelijkheden bij opdrachten en vragen over lesstof. De docent van een vak kan zich mengen in een discussie of gewoon toezicht houden op de juistheid van informatie.

Bij het onderdeel “Forum” vindt u de optie: “Add new discussion”. Als u deze optie selecteert kunt u in het volgende scherm het onderwerp van de discussie opgeven en uw bericht. Klik vervolgens op “Ok” om het bericht te plaatsen.

Als u wilt reageren op een boodschap, kunt u dit doen door hem eerst te selecteren en vervolgens op “reply” te klikken rechts in het scherm. Nu kunt u een boodschap achterlaten als reactie op de geselecteerde boodschap.

Add new discussion --> Bericht invoeren --> Ok

Selecteer discussie --> Reply--> Bericht invoeren --> Ok

(Docenten) - Om de indeling van bestanden te veranderen dient u eerst naar het onderdeel te gaan waarin de bestanden worden getoond. Dit kunt u doen door in het linker menu het betreffende onderdeel te selecteren. Selecteer vervolgens in het menu bovenaan “settings”. Nu verschijnt er een dropdown menu. Kies het derde onderdeel genaamd “Document library settings”.

In de document library settings vind u instellingen die u kunt wijzigen om het onderdeel op een voor u optimale manier in te delen. In het blok views kunt u vervolgens een gewenste view instellen. Er kan gekozen worden uit de volgende views: All documents-, By Author- en Explorer view.

Als u op “All documents”  of “By author” klikt  zijn er vervolgens verschillende opties te vinden voor het ordenen en groeperen van documenten. Als u  naar beneden navigeert, verschijnt er een  knop: “Group by”.  Als u deze optie selecteert, verschijnt er rechts de optie “By default, show groupings”. Kies hier “Expanded” om bestanden te groeperen in verschillende blokken. Wijzigingen worden bevestigd wanneer u op “Ok”Klikt.

Als u weer terug bent in het “Customize team documents” scherm is het ook mogelijk een kolom te creëren. Klik op “Create column” en u kunt een nieuwe eigenschap aanmaken die wordt weergegeven in de vorm van een nieuwe kolom. Voer een kolom naam in en kies vervolgens “Choice (menu to choose from)” uit de lijst met mogelijkheden. Nu verandert de informatie in de onderste kolom. Geef de verschillende typen waarin u de documenten wilt ordenen een naam en kies “radio buttons” om de standaard opmaak te behouden. Selecteer uiteindelijk “ok” om de kolom toe te voegen. U heeft nu een nieuwe kolom gemaakt. Als gebruikers nu een nieuw document willen uploaden, kunnen ze een keuze maken uit de verschillende typen die zojuist zijn gecreëerd. De documenten zijn nu te ordenen naar volgorde van de verschillende typen.

Wanneer u alleen de view wilt aanpassen, kunt u ook links in het menu het betreffende onderdeel selecteren en vervolgens rechts in de hoek de view aanpassen. Dit kan door middel van het dropdown menu bij “View”.

Settings --> Document library settings --> All documents/By author --> Group by --> Expanded --> OK.

Settings --> Document library settings --> Create column --> Choice (menu to choose from) --> Radio buttons --> Ok.

Settings --> Document library settings --> View.

(Studenten (in groepsmap) en docenten) - Er is een speciale functie om een strokenplanning te maken. Deze planning kan worden toegevoegd aan een vak of aan een afzonderlijke groep. Om een planningonderdeel toe te voegen aan de pagina dient u eerst op de knop “Site Actions” te klikken rechtsboven in de hoek. In het dropdown menu dat nu verschijnt selecteert u “Create”.

Op deze pagina vindt u een overzicht van alle onderdelen die u kunt toevoegen. Selecteer “Project Task” om een planning onderdeel aan te maken. Geef het onderdeel een naam en klik op “Create”.

Voeg nu activiteiten toe aan de tijdlijn door nieuwe items toe te voegen. Klik eerst op “New” en dan op “New Item”.

Bij het aanmaken van deze items zijn er veel mogelijkheden. Het is verplicht een naam in te geven. Het is aan te raden om deze goed te kiezen, omdat deze zichtbaar is in de planning.

Site Actions --> Create --> Project Task --> Geef onderdeel naam --> Create --> New --> New item --> Naam --> Ok

(Docenten) - Een upload folder is een speciaal ingerichte document library. Die speciale inrichting zorgt ervoor dat studenten een bestand kunnen uploaden, maar dat vervolgens niet meer kunnen wijzigen. Bij de upload folder kunnen ze ook de bestanden zien die anderen hebben geplaatst (vgl. de inleverfolder waar studenten juist niet elkaars ingeleverde bestanden kunnen zien).

Studenten zien voor het uploaden een speciale "toolbox" (zie plaatje hieronder). Daarvoor moeten ze echter wel Add-rechten op de document library toegekend hebben gekregen (zie stap 2).


Let op! Studenten kunnen ook nog steeds via de standaardfunctie Add new document een bestand uploaden. Ze krijgen dan echter een foutmelding bij het uploaden (ook al gaat het uploaden uiteindelijk wel goed).

Het aanmaken van een upload folder verloopt in 2 stappen (zie ook bijlage of het filmpje), nl. het aanmaken van de upload folder en het wijzigen van de rechten van studenten naar Add-rechten.

Aanmaken upload folder (stap 1)

1. Creëer een document library en geef hem een naam (b.v. Uploaden)
2. Open de document library en klik dan rechtsboven in het scherm op Site Actions, Edit Page.
3. Klik bovenin de document library op Add a WebPart.
4. Selecteer uit de lijst van webparts die verschijnt onder Miscellaneous voor het webpart SmartPart. Klik dan op Add.
5. Open vervolgens de "tool pane" van het SmartPart door op Open the tool pane te klikken.
6. Selecteer vervolgens onder "User control to display" de optie "Force File Checkin" en onder "Chrome Type" de optie "None". Klik vervolgens op Apply (niet op OK!)
7. Vul vervolgens onder "Force File Checkin" de naam van de document library in (het is van belang dat deze naam gelijk is aan die van de document library, anders werkt de functie niet).
8. Klik daarna rechtsboven in het scherm op Exit Edit Mode.

Wijzigen rechten van studenten op upload folder (stap 2)

1. Open de upload folder en klik dan op Document Library Settings
2. Klik onder "Permissions and Management" op Permissions for this document library
3. Selecteer de groep die eindigt op ISTU (van de vorm SWB[...]ISTU.
4. Klik op Actions, Edit User Permissions. vink Add aan en vind Read uit. Klik daarna op OK.

(Docenten) - Een inleverfolder is een speciaal ingerichte document library. Die speciale inrichting zorgt ervoor dat studenten een bestand kunnen inleveren, maar dat vervolgens niet meer kunnen wijzigen. Bij een inleverfolder kan de student ook alleen het door hem ingeleverde bestand zien, niet de bestanden die door anderen zijn ingeleverd (vgl. de uploadfolder waarbij studenten juist wel de door anderen geuploade bestanden kunnen zien).

Studenten zien voor het inleveren een speciale "toolbox" bovenin de document library (zie plaatje hieronder).

Let op! Randvoorwaarde bij het inleveren is op dit moment dat geen twee bestanden met dezelfde naam ingeleverd kunnen worden. Een nieuwe versie van een bestand inleveren houdt dus in dat de student het gewijzigde bestand met een (iets) gewijzigde naam in moet leveren.

Het aanmaken van een upload folder verloopt in 2 stappen (zie ook bijlage of het filmpje), nl. het aanmaken van de inleverfolder en het wijzigen van de rechten van studenten.

Aanmaken inleverfolder (stap 1)

1. Ga naar Site Actions, Create en kies onder Libraries “Studyweb_SubmitFile”
2. Zorg ervoor dat de naam van de library bij het aanmaken WEL begint met “Submit” (dat is essentieel voor de werking op dit moment). Zorg er ook voor dat de naam van de library NIET eindigt op _files (voorschrift van Microsoft, zie het artikel “Information about the characters that you cannot use in sites, folders, and files in SharePoint Server 2007”). Na het aanmaken kun je de naam in iets willekeurigs wijzigen, aangezien “onder water” de oorspronkelijke naam behouden blijft en alleen die is essentieel voor de werking.
3. Om te weten wanneer studenten iets inleveren kun je een notificatie op de inleverfolder instellen via Actions, Alert me. Studenten hebben die rechten niet op de inleverfolder (wel op gewone libraries en lists waar ze minimaal Read-rechten hebben), dus ze kunnen zo ook niet nagaan wie er allemaal zaken inlevert.

Wijzigen rechten van studenten op de inleverfolder (stap 2)

1. Ga terug naar de site, selecteer de inleverfolder in de quick launch bar en ga naar Settings, Document library Settings, Permissions for this document library
2. Klik op Actions, Edit Permissions en zeg OK bij de melding dat er unieke rechten voor deze library gemaakt worden.
3. Selecteer de lijst waarvan de naam eindigt op ISTU (= lijst van studenten aangemeld voor het vak), klik dan op Actions, Edit User Permissions.
4. Verwijder het vinkje voor “Read” (alleen Limited Access blijft over) en klik op OK
5. Test de inleverfolder door zelf een bestand in te leveren.

(Docenten) - Standaard bevat uw vak een onderdeel met de naam “Links”. Onderaan dit onderdeel ziet u de optie: “Add new link”. Selecteer deze optie, kies de link(URL) van de website en klik op "Ok".

Add new link --> Voer link (URL) in --> ok

(Docenten) - Het Document Type in de standaard document library voor vakken is bedoeld om gemakkelijk bestanden te kunnen sorteren en groeperen zonder dat daarvoor een onoverzichtelijke folderstructuur nodig is. Bij het plaatsen van een bestand moet je daarom telkens een document type kiezen (zie plaatje hieronder).

Als docent kun je de lijst van types waaruit je kunt kiezen zelf aanpassen. Dat gaat als volgt:

1. Open de document library Documents en klik op Settings, dan op Document library settings.
2. Kies onder Columns de kolom Document Type en klik erop.
3. Bewerk dan onder "Additional column settings" de lijst met document types. Je kunt zelf een type toevoegen, verwijderen of wijzigen. Daarnaast kun je ook de volgorde zelf bepalen.
4. Kies onder "Default value" ook de standaardwaarde die de kolom moet krijgen bij het plaatsen van een bestand.
5. Klik ten slotte op OK.

Om onderdelen van sharepoint sites via Outlook te bekijken gaat u naar het betreffende onderdeel toe op de sharepoint site. Vervolgens klikt u bovenaan op "Actions" en dan op "Connect to Outlook". Uw Outlook wordt geopend met de vraag of u het onderdeel wilt koppelen aan Outlook. Klik op "Yes". Nu zijn de documenten uit het onderdeel beschikbaar via een folder in Outlook. U kunt de documenten echter niet wijzigen via Outlook.

Het koppelen van een kalender in Sharepoint met Outlook biedt een extra optie. U kunt de Sharepoint kalender over uw eigen kalender leggen voor een duidelijk overzicht. Hiervoor klikt u met de rechtermuisknop op de toegevoegde kalender in Outlook en vervolgens op "View in Overlay Mode".

Sharepoint onderdeel --> Actions --> Connect to Outlook --> Yes

RSS is een technisch hulpmiddel waarmee u automatisch vernieuwingen van een website kunt bijhouden. Zodra er, bijvoorbeeld, een nieuw artikel in een vak verschijnt of een nieuwsartikel verschijnt, dan krijgt u daarvan automatisch een seintje. Om een RSS-feed te ontvangen heeft u een speciaal RSS programma nodig. Er zijn verschillende programma’s die u kunt gebruiken om RSS-feeds mee te ontvangen. Internet Explorer  heeft in versie 7.0 en hoger een automatische functie om RSS feeds te ontvangen. Er is wel een beperking hieraan, want met een password beveiligde bronnen worden niet geaccepteerd. Dit betekent dat met internet explorer alleen de RSS-feeds voor nieuwsartikelen opgevraagd kunnen worden. U kunt RSS feeds in sharepoint instellen door eerst naar “Team documents” te navigeren, op “Actions” te klikken en vervolgens op “View RSS Feed” te klikken. Klik nu op “Subscribe RSS Feed”. Wanneer er nu wijzigingen in de betreffende folder zijn, zult u hiervan via de RSS feed op de hoogte worden gehouden.

Team documents à Actions à View RSS Feed à Subscribe RSS Feed

(Beheerders) - In het startscherm “Vakkengids: registreren aanmeldeisen t.b.v. Studyweb” kiest u onder “Vak” het gewenste vak. Onder “Studiejaar” kiest u het gewenste studiejaar.

Op het tabblad "Studiefase algemeen" kan voor de studenten van een bepaalde opleiding worden vastgelegd dat er specifieke eisen gelden m.b.t. de studiefase om deel te kunnen nemen aan het gekozen vak.
Klik in het eerste blok op “Nieuw”. Onder “Opleiding” selecteert u de gewenste opleiding. Onder “Studiefase” geeft u aan op welke studiefase de eisen betrekking hebben. Als de student ingeschreven moet zijn in deze studiefase om deel te kunnen nemen aan het vak, kunt u dit aangeven door de checkbox “Ingeschreven in deze fase” aan te vinken. Vervolgens geeft u het aantal vakken en/of het aantal studiepunten dat de student behaald moet hebben in deze fase om deel te kunnen nemen aan het vak. Klik vervolgens op “Ok”.
Klik nu in het tweede blok op “Nieuw”. Hier kunt u onder “Startjaar” aangeven voor welke generatie studenten de eisen gelden. Klik vervolgens op “Ok”. Als er geen startjaar wordt opgegeven, dan geldt de eis voor alle studenten van de betreffende opleiding.

Wijzigingen kunnen worden opgeslagen of geannuleerd met de knoppen “Bewaar wijzigingen” en “Annuleer wijzigingen”.

(Beheerders) - In het startscherm “Vakkengids: registreren aanmeldeisen t.b.v. Studyweb” kiest u onder “Vak” het gewenste vak. Onder “Studiejaar” kiest u het gewenste studiejaar.

Op het tabblad "Vak algemeen" kan voor de studenten van een bepaalde opleiding worden vastgelegd dat een bepaalde lijst van vakken behaald moet zijn om deel te kunnen nemen aan het gekozen vak.
Klik in het eerste blok op “Nieuw”. Onder “Opleiding” selecteert u de gewenste opleiding en onder “Aantal vakken” specificeert u het aantal te behalen vakken. Klik vervolgens op “Ok”. In het tweede blok kunt u een startjaar (generatie) toevoegen waarvoor de eisen gelden. Als er geen startjaar wordt opgegeven, dan geldt de eis voor alle studenten van de betreffende opleiding.  In het derde blok kunt u een specifiek vak toevoegen. Onder “Vakcode” selecteert u het gewenste vak. Onder “Wegingsfactor” geeft u een wegingsfactor tussen 1 en 100 op. De som van de wegingsfactoren / 100 moet groter of gelijk zijn aan het aantal te behalen vakken.

Wijzigingen kunnen worden opgeslagen of geannuleerd met de knoppen “Bewaar wijzigingen” en “Annuleer wijzigingen”.

(Beheerders) - In het startscherm “Vakkengids: registreren aanmeldeisen t.b.v. Studyweb” kiest u onder “Vak” het gewenste vak. Onder “Studiejaar” kiest u het gewenste studiejaar.

Op het tabblad "PP-voorwaarden" kan worden vastgelegd dat gecontroleerd dient te worden of een student die zich nog in de P-fase bevindt, gerechtigd is om een vak te volgen in de bachelor fase. In het eerste blok kunt u de gewenste opleiding selecteren. In het tweede blok kan een specifiek startjaar (generatie) worden toegevoegd waarvoor de controle moet worden uitgevoerd. Als er geen startjaar wordt opgegeven, dan geldt de eis voor alle studenten van de betreffende opleiding.

Wijzigingen kunnen worden opgeslagen of geannuleerd met de knoppen “Bewaar wijzigingen” en “Annuleer wijzigingen”.

(Beheerders) - In het startscherm “Vakkengids: registreren aanmeldeisen t.b.v. Studyweb” kiest u onder “Vak” het gewenste vak. Onder “Studiejaar” kiest u het gewenste studiejaar.

Op het tabblad "Academische Fasen" kan worden vastgelegd dat gecontroleerd dient te worden of een student van Industrial Design zich in een bepaalde academische fase bevindt.
In het eerste blok kan een nieuwe opleiding/academische fase worden vastgelegd. In het tweede blok kan een specifiek startjaar (generatie) worden toegevoegd waarvoor de controle moet worden uitgevoerd. Als er geen startjaar wordt opgegeven, dan geldt de eis voor alle studenten van de betreffende opleiding.

Wijzigingen kunnen worden opgeslagen of geannuleerd met de knoppen “Bewaar wijzigingen” en “Annuleer wijzigingen”.

(Beheerders) - In het startscherm “Vakkengids: registreren aanmeldeisen t.b.v. Studyweb” kiest u onder “Vak” het gewenste vak. Onder “Studiejaar” kiest u het gewenste studiejaar.

Ga naar het tabblad "Cursusaanmeldingen". (Dit tabblad is enkel beschikbaar als het geselecteerde vak betrekking heeft op een cursus). Op dit tabblad kan het maximum aantal uitvoeringen van een cursus worden opgegeven waarbij een student momenteel of in de toekomst ingeschreven kan zijn.

Wijzigingen kunnen worden opgeslagen of geannuleerd met de knoppen “Bewaar wijzigingen” en “Annuleer wijzigingen”.

(Beheerders) - Klik op “OWIS-beheer” en vervolgens op “toewijzen rollen en functionele accounts”.  Nu opent zich een scherm waarop rollen en accounts kunnen worden beheerd. Ga nu naar het tabblad “Medewerker vakgerelateerd”, dit tabblad is uiterst links bovenin het scherm te vinden. Op dit tabblad kan worden aangegeven welke vakgerelateerde rollen een medewerker heeft en is alleen beschikbaar voor medewerkers. Via een uitklaplijstje kan het studiejaar gekozen worden. Per vak waarbij de medewerker een rol speelt wordt een regel weergegeven. Met de knop “Nieuw” links onderaan kan een nieuw vak worden aangemaakt en kan de rol van de medewerker worden ingesteld.   Een  rol  kan worden gewijzigd door op “Wijzig” te klikken. Verwijderen kan  door links onderin op “Verwijder” te klikken. Met de knop “Opslaan” rechts onderaan, worden wijzigingen en nieuwe rollen vervolgens vastgelegd.

OWIS-beheer –-> Toewijzen rollen en functionele accounts –-> Medewerker vakgerelateerd –-> Nieuw –-> Opslaan.

(Beheerders) - Klik op “OWIS-beheer” en vervolgens op “toewijzen rollen en functionele accounts”.  Nu opent zich een scherm waarop rollen en accounts kunnen worden beheerd. Ga nu naar het tabblad “Rollen Doelgroep”, dit tabblad is links bovenin het scherm te vinden . Op dit tabblad kan worden aangegeven welke doelgroepgerelateerde rollen een persoon heeft en is enkel toegankelijk voor medewerkers waarvan bekend is dat zij ofwel de OWIS beheerder zijn ofwel bekend zijn als vakkengids onderhouder. Per rol kan op een regel  worden aangegeven: het soort doelgroep, de doelgroep, rol medewerker en de begin en einddatum van de rol. Links onderaan kan een nieuwe rol worden toegevoegd, door op “Nieuw” te klikken. Een  rol  kan worden gewijzigd door op “Wijzig” te klikken. Verwijderen kan  door links onderin op “Verwijder” te klikken. Met de knop “Opslaan” rechts onderaan, worden wijzigingen en nieuwe rollen vervolgens vastgelegd.

OWIS-beheer –-> Toewijzen rollen en functionele accounts –-> Rollen Doelgroep –-> Nieuw –-> Opslaan.

(Beheerders) - Klik op “OWIS-beheer” en vervolgens op “toewijzen rollen en functionele accounts”.  Nu opent zich een scherm waarop rollen en accounts kunnen worden beheerd. Ga nu naar het tabblad “Rollen organisatorisch”, dit tabblad is bovenin het scherm te vinden . Op dit tabblad kan worden aangegeven welke organisatiegerelateerde rollen een persoon heeft en is enkel toegankelijk voor medewerkers waarvan bekend is dat zij ofwel de OWIS beheerder zijn ofwel bekend zijn als vakkengids onderhouder. Bij het openen van het tabblad worden telkens alle reeds toegekende rollen getoond. Als er geen gegevens aanwezig zijn, of de gebruiker wil een nieuwe rol aanmaken, dan kan de gebruiker m.b.v. knop “Nieuw” een nieuwe rol aanmaken. In het scherm kunnen per rol de volgende onderdelen worden ingesteld: soort organisatie onderdeel, organisatie onderdeel, rol van de medewerker en de begin en einddatum van de rol. Een rol  kan worden gewijzigd door op “Wijzig” te klikken. Verwijderen kan  door links onderin op “Verwijder” te klikken. Met de knop “Opslaan” rechts onderaan, worden wijzigingen en nieuwe rollen vervolgens vastgelegd.

OWIS-beheer –-> Toewijzen rollen en functionele accounts –-> Rollen organisatorisch –-> Nieuw –-> Opslaan.

(Beheerders) - Klik op “OWIS-beheer” en vervolgens op “toewijzen rollen en functionele accounts”.  Nu opent zich een scherm waarop rollen en accounts kunnen worden beheerd. Ga nu naar het tabblad “Rollen Beheer SWB”, dit tabblad is bovenin het scherm te vinden. Op dit tabblad wordt aangegeven welke specifieke applicatie rollen een persoon heeft. Dit tabblad “Rollen beheer SWB” is alleen beschikbaar als de gebruiker bekend is als beheerder OWIS. Bij het openen van het tabblad worden telkens alle reeds toegekende rollen getoond. Als er geen gegevens aanwezig zijn, of de gebruiker wil een nieuwe rol aanmaken, dan kan de gebruiker m.b.v. knop “Nieuw” een nieuwe rol aanmaken. In dit scherm zijn in te stellen: de rol binnen Studyweb applicatie en de begin en einddatum van de rol. Een rol  kan worden gewijzigd door op “Wijzig” te klikken. Verwijderen kan  door links onderin op “Verwijder” te klikken. Met de knop “Opslaan” rechts onderaan, worden wijzigingen en nieuwe rollen vervolgens vastgelegd.

OWIS-beheer –-> Toewijzen rollen en functionele accounts –-> Rollen Beheer SWB –-> Nieuw –-> Opslaan.

(Beheerders) - Klik op “OWIS-beheer” en vervolgens op “toewijzen rollen en functionele accounts”.  Nu opent zich een scherm waarop rollen en accounts kunnen worden beheerd. Ga nu naar het tabblad “Toekennen Functionele Accounts”, dit tabblad is rechts bovenin het scherm te vinden. Op dit tabblad kan worden aangegeven welke functionele accounts aan een persoon zijn toegewezen. Als een persoon één of meer functionele rollen bekleedt, dan krijgt hij bij het inloggen op de DLWO of in Studyweb de mogelijkheid om onder de hoedanigheid van dit functionele account de applicatie te starten. Alle rollen en rechten die aan het functionele account zijn verbonden gelden dan binnen de betreffende sessie. Het tabblad is niet beschikbaar als de gekozen persoon een virtuele persoon is; het is dus niet mogelijk om functionele accounts toe te kennen aan een ander functioneel account. Bij het openen van het tabblad worden telkens alle toegewezen accounts getoond. Als er geen gegevens aanwezig zijn, of de gebruiker wil een nieuw account toewijzen, dan kan de gebruiker m.b.v. knop “Nieuw” een nieuwe toewijzing registreren. In het scherm is  een functioneel account in te stellen. Achter het geselecteerde account komt vervolgens de beschrijving van het account te staan. Daarnaast is de begin en einddatum waarop het account geldig is in te stellen.  Een functioneel account kan gewijzigd worden door op “Wijzig” te klikken. Verwijderen kan  door links onderin op “Verwijder” te klikken. Met de knop “Opslaan” rechts onderaan, worden wijzigingen vervolgens vastgelegd.

OWIS-beheer – Toewijzen rollen en functionele accounts – Toekennen Functionele Accounts – Nieuw – Opslaan.

(Beheerders) - In het startscherm “Registreren uitvoeringen t.b.v. Studyweb” kiest u onder “Vak” het gewenste vak. Onder “Studiejaar” kiest u het gewenste studiejaar en onder “Tijdvak” kiest u het gewenste tijdvak (kwartielen). Als u op “Zoek” klikt worden alle hoofduitvoeringen (vakken) getoond die aan de selectiecriteria voldoen. U kunt nu de getoonde hoofduitvoeringen wijzigen door op de knop “Wijzig” te klikken. Ook kunt u een nieuwe hoofduitvoering toevoegen d.m.v. de knop “Nieuw”.

Door te klikken op de knop “Nieuw” of “Wijzig” verschijnt er een nieuw venster. In het tabblad "Basisgegevens" kunt u de specificaties van het hoofdvak opgeven. 

Onder “Vakcode en omschrijving” vindt u de vakcode en naam zoals opgegeven in het startscherm. Ook onder “Studiejaar en volgnummer” en “Gegeven in tijdvak” vindt u de informatie zoals opgegeven in het startscherm.

Als er sprake is van een informeel vak dan is het mogelijk om onder “Specifieke cursusuitvoering” een cursusuitvoering te selecteren.

Indien er onder “Vakcode en omschrijving” staat aangegeven dat het een portfolio betreft, moet u onder “Generatie Portfolio” het betreffende generatiejaar invullen. Betreft het geen portfolio, dan is dit veld ‘bevroren’. Onder “Taal” kunt u de taal instellen van de SharePoint sites die worden aangemaakt. U kunt kiezen uit engels (EN) of nederlands (NL). Onder “Onderwijsvorm” selecteert u de gewenste onderwijsvorm.

Onder “SharePoint template” selecteert u de template op basis waarvan de SharePoint site gegenereerd dient te worden. Het wijzigen van een reeds bestaande template leidt tot het opschonen van eventuele subsites en content. Daarom volgt er bij het wijzigen van een reeds bestaande template een waarschuwing waarbij u de wijziging dient te bevestigen.

Onder “Inschrijving mogelijk vanaf” en “Inschrijving gesloten op” geeft u de data waarop de inschrijvingen voor het vak openen en sluiten.

Bij “Opmerking (voor intern gebruik)” kunt u een opmerking invoeren voor andere gebruikers van OWIS. Deze opmerking zal niet zichtbaar zijn voor studenten of docenten.

Hierna kunt u middels een aantal checkboxes aangeven:

• Of studenten zich kunnen aanmelden op basis van voorkeuren. (Als dit het geval is, dan moet het maximum aantal voorkeuren worden vermeld);
• Of OGO rapportage van toepassing is;
• Of inschrijven op meerdere vakonderdelen tegelijkertijd is toegestaan;
• Of een ondersteuner bij het vak, wijzigingen mag doorvoeren in de gegevens die bij deze uitvoering horen

Ook kunt u het maximaal aantal deelnemers opgeven (optioneel). Onder “Bestemd voor doelgroepen” selecteert u uit een lijst de doelgroepen waarvoor dit vak bestemd is.

Wijzigingen kunt u opslaan of annuleren d.m.v. de knoppen “Sla wijzigingen op” of “Annuleer wijzigingen”.

(Beheerders) - In het startscherm “Registreren uitvoeringen t.b.v. Studyweb” kiest u onder “Vak” het gewenste vak. Onder “Studiejaar” kiest u het gewenste studiejaar en onder “Tijdvak” kiest u het gewenste tijdvak (kwartielen). Als u op “Zoek” klikt worden alle hoofduitvoeringen (vakken) getoond die aan de selectiecriteria voldoen.

Door te klikken op de knop “Nieuw” of “Wijzig” verschijnt er een nieuw venster met de tabbladen “Basisgegevens” en “Vakonderdelen”. Het tabblad "Vakonderdelen" is enkel beschikbaar als er bij het hoofdvak in de vakkengids deelvakken zijn gedefinieerd. Om een deelvak aan te maken of te wijzigen navigeert u naar dit tabblad.

Onder “SharePoint template” selecteert u de template op basis waarvan de SharePoint site gegenereerd dient te worden. Het wijzigen van een reeds bestaande template leidt tot het opschonen van eventuele subsites en content. Daarom volgt er bij het wijzigen van een reeds bestaande template een waarschuwing waarbij u de wijziging dient te bevestigen.

Onder “Onderwijsvorm” selecteert u de gewenste onderwijsvorm. U kunt een maximaal aantal deelnemers opgeven (optioneel) en onder “Status inschrijving” kunt u selecteren wie zich voor het betreffende vakonderdeel kan inschrijven. Onder “Inschrijving mogelijk vanaf” en “Inschrijving gesloten op” geeft u de data waarop de inschrijvingen voor het vakonderdeel openen en sluiten.

Een reeds bestaand vakonderdeel kunt u verwijderen door de checkbox voor de vakcode en naam van het vakonderdeel uit te vinken.

Om uw wijzigingen op te slaan of te annuleren gaat u terug naar het tabblad “Basisgegevens” en klikt u op “Sla wijzigingen op” of “Annuleer wijzigingen”.