Top of this page
Skip navigation, go straight to the content
3 - LOOPBAANBEGELEIDING, VORMING EN OPLEIDING
Kenmerk: CvB 2002/2626
Handelingskader functioneringsgesprekken en beoordelingen
Het College van Bestuur hecht een grote waarde aan het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken. Het houden van deze gesprekken is geen doel op zich maar een uitgesproken middel voor werknemer en leidinggevende om wederzijds afspraken te maken en periodiek te evalueren. Niet alleen over werk(resultaten) maar ook over de condities waaronder de werkzaamheden worden verricht evenals de verdere ontwikkeling van de werknemer en diens loopbaanverloop.
Functioneringsgesprekken fungeren op die manier niet alleen als managementinstrument (sturing op en evaluatie van de output, verlof en overige afspraken) maar ook als persoonlijk ontwikkel instrument (loopbaanplanning, opleidingen, evaluatie competenties).
De informatie uit de functioneringsgesprekken dient vertaald te worden in de vorm van een samenvatting en conclusies en ontdaan van individuele herkenbaarheid en vormt input voor het functioneringsgesprek van de leidinggevende met diens naasthogere. Zo onstaat, jaarlijks een cyclisch proces in de volgorde van planning, evaluatie en bijsturing.
Een functioneringsgesprek is hiermee geen vrijblijvend iets: werknemer en leidinggevende spreken elkaar wederzijds op zakelijke wijze aan op werkresultaten, werkcondities en ontwikkeling.
a. Functioneringsgesprek
De bedoeling van een functioneringsgesprek is het bevorderen van een zo goed mogelijk functioneren van chef en werknemer: het is een tweerichtingsgesprek.
In dat kader dienen de volgende punten te worden vastgesteld:
deelnemers aan het gesprek: de werknemer en zijn chef: dit wil zeggen de functionaris die direct de leiding heeft over (een deel van) de werkzaamheden van betrokkene. Indien er sprake is van detachering of een daarmee vergelijkbare werksituatie, dan ligt het voor de hand dat zowel de hiërarchische chef als de leidinggevende op de plaats van ‘detachering’ bij het gesprek aanwezig is. De personeelsadviseur is alleen aanwezig als daarom wordt verzocht
inzet gesprek: het is een zakelijk, gestructureerd en vertrouwelijk*) gesprek tussen leidinggevende(n) en de werknemer waarin afspraken worden gemaakt over te behalen resultaten en prestaties van de werknemer en (indien relevant) de activiteiten van de leidinggevende(n) gericht op het vervullen van de doelstelling van de eenheid waarvoor de werknemer activiteiten verricht. Het beoogt de kwaliteit van het functioneren van werknemers beter bespreekbaar te maken. De leidinggevende en de werknemer kunnen wel gezamenlijk constateren wat er of niet gerealiseerd is van de afspraken.
gespreksonderwerpen: functie-inhoud, wijze van functievervulling, eventuele verdere uitgroei of aanpassing van de functie respectievelijke doorgroei van betrokkene naar een andere functie of een ander niveau van functioneren (loopbaan); benodigde of gewenste maatregelen ten behoeve van het functioneren en arbeidsvoorwaardelijke keuzes.
frequentie: tenminste eenmaal per jaar.
*) buiten noodzakelijke informatie benodigd voor uitwerking/realisatie van afspraken.
verslaglegging: het gesprek wordt gevoerd aan de hand van een gespreksinstrument (bv formulier of procedure) waarbij tenminste de volgende onderwerpen worden besproken:
- evaluatie van de output-afspraken vanhet afgelopen jaar
- maken van output-afspraken voor komend jaar
- evaluatie van vaardigheden, kunde, kennis, bedrevenheid
- belangstelling/loopbaan
- afspraken over loopbaanplannen en opleiding
- ADV-afspraken
- Overige afspraken/opmerkingen
Het gespreksverslag is een zakelijke weergave van het gesprek, . Het verslag (of formulier) wordt door chef en betrokkene ondertekend. In het verslag wordt door chef vastgelegd op welke datum het gesprek plaatsvond en wie aan het gesprek deelnamen.
Bezwaar: als een der partners niet akkoord is met het verslag van het gesprek, wordt een schriftelijke, door betrokkene ondertekende toelichting bij dit verslag gevoegd. Indien er problemen blijven, kunnen de beide direkt betrokkenen ieder hun opvattingen/opmerkingen vastleggen in het verslag.
b. Instrumentarium
Verslaglegging functioneringsgesprek
Voor de verslaglegging van het functioneringsgesprek wordt een formulier gebruikt dat voldoet aan de volgende eisen:
Het geeft tenminste de mogelijkheid tot toelichting op de gespreksonderwerpen die zijn genoemd bij het onderwerp "gespreksonderwerpen" hiervoor. Daarbij wordt het mogelijk gemaakt de informatie uit het verslag op verschillende niveau’s van vertrouwelijkheid te behandelen(bijvoorbeeld door dit op aparte pagina’s aan te geven).
Niveau 1. De informatie uit het gesprek kan alleen doeltreffend en efficiënt navolging verkrijgen indien de leiding van de beheerseenheid de informatie kan gebruiken in overleg met andere beheerseenheden of het College van Bestuur. Dit betreft onder meer loopbaanwensen, opleidingen, dakpanconstructies.
Niveau 2. De informatie uit het gesprek is van belang voor het effectief functioneren van de directe collega’s. Dit betreft taakverdeling en toewijzing van activiteiten op basis van geformuleerde doelstellingen van de afdeling of eenheid of op basis afgesloten Service Level Agreements en afspraken over werktijden, keuzen van arbeidsvoorwaarden en verlof.
Niveau 3. De informatie uit het gesprek is van belang voor de onderbouwing van een beoordeling. Dit betreft de evaluatie van het functioneren van werknemer gedurende de afgelopen periode. Hierbij behoort eveneens het naleven van afspraken op alle genoemde niveaus, die betrekking hebben op het functioneren.
Niveau 4. De informatie is uitsluitend van belang voor de gesprekspartners. Dit betreft afspraken met korte looptijd over opvang of omgang met omstandigheden die naar inschatting van de gesprekpartners van beperkte duur zijn (bv. arbeidsongeschiktheid).
c. Beoordeling
Ten opzichte van het functioneringsgesprek onderscheidt de beoordeling zich door het daaraan verbonden formele karakter en de rechtspositionele waarborgen van de bezwaar- en beroepsmogelijkheid. Juist in situaties waarbij het gaat om het nemen van rechtspositionele beslissingen en in de gevallen waar vanuit de werknemer zelf om een beoordeling wordt verzocht, zijn bedoelde waarborgen van groot belang.
Een beoordeling wordt uitgebracht wanneer
Ter onderbouwing van een beoordeling die als genoemd onder 2 en 3 wordt de verslaglegging(en) van de in de beoordelingsperiode gehouden functioneringsgesprekken gebruikt. De inhoud van een beoordeling bevat geen kwalificaties waarvan beoordeelde niet in een eerder stadium door middel van één of meer (functionerings-)gesprekken op de hoogte is gesteld. Voor het proces van de beoordeling en de verslaglegging ervan maakt de TU/e gebruik van formulieren die behoren bij het beoordelingsvoorschrift burgerlijk rijkspersoneel 1985.
d. Evaluatie
Dit handelingskader wordt na twee jaar door partijen geëvalueerd.
Eindhoven, 11 december 2002
Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. ambtenaar: degene op wie het Rechtspositie Reglement Wetenschappelijk Onderwijs van toepassing is;
b. bevoegd gezag: het College van Bestuur;
c. beoordelingsautoriteit: de door het bevoegd gezag als zodanig aangewezen functionaris;
d. functievervulling: het totaal van prestaties en gedragingen van de ambtenaar tijdens de uitoefening van zijn functie;
e. functiebestanddeel: samenstel van werkzaamheden dat naar aard en/of gerichtheid een te onderscheiden eenheid in de functie vormt;
f. algemeen gezichtspunt: aspect van het arbeidsgedrag, van belang voor het oordeel over de functievervulling en toepasbaar op een veelheid van functies;
g. beoordeling: oordeel over de functievervulling door de ambtenaar dat volgens de voorschriften van dit besluit tot stand komt;
h. beoordelaar: functionaris die door de beoordelingsautoriteit is aangewezen om de beoordeling op te maken.
Artikel 2
Artikel 3
Artikel 4
Het bevoegd gezag stelt het model vast van de lijst, waarop de beoordeling wordt vastgelegd.
Artikel 5
Artikel 6
Artikel 7
Artikel 8
De ambtenaar die bezwaar heeft tegen de vastgestelde beoordeling kan hiertegen binnen 6 weken na de vaststelling schriftelijk bezwaar indienen bij het bevoegd gezag.
Aldus vastgesteld door het College van Bestuur d.d. 1 november 1994.
TOELICHTING
Algemeen
Deze regeling is bedoeld om het algemene kader aan te geven waarbinnen bij het opmaken en vaststellen van beoordelingen dient te worden gehandeld. Het beperkt zich dan ook tot deze algemene facetten.
Artikel 1
Bij het begrip "functievervulling" (onder d) wordt aangetekend, dat men de prestaties en gedragingen, waarom het hier gaat, uiteraard niet los kan zien van allerlei omstandigheden: men werkt niet in een "vacuüm". Vaak zullen die omstandigheden niet of nauwelijks van invloed zijn op de kwaliteit van het functioneren, maar wanneer dat wel het geval is zal daarvan natuurlijk melding moeten worden gemaakt in aansluiting op het oordeel over het functioneren op zichzelf.
Het begrip "algemeen gezichtspunt" (punt f) komt overeen met hetgeen hieronder werd begrepen in het Beoordelingsvoorschrift burgerlijk rijkspersoneel 1972. Anders dan in laatstgenoemd voorschrift, wordt nu niet nader bepaald welke algemene gezichtspunten dienen te worden gebruikt. Niettemin is het goed zich te realiseren, dat deze gezichtspunten (kennis, zelfstandigheid, uitdrukkingsvaardigheid en contact) waarmee bij het voorschrift van 1972 ervaring is opgedaan, aan hoge eisen voldoen. Zij hebben, zo is gebleken, voor de praktische toepassingen een nagenoeg universele waarde, dat wil zeggen: zij zijn toepasbaar op bijna alle functies in een grote verscheidenheid van organisatiestructuren. Vervolgens wordt nog de eenduidige betekenis per gezichtspunt genoemd, die ertoe bijdraagt dat oordeelsvorming over eenzelfde aspect van het arbeidsgedrag niet bij diverse gezichtspunten - dat zou veelal onterecht zijn - aan de orde komt.
Artikel 2
De bedoeling van (het eerste lid van) dit artikel is aan te geven dat een beoordelingstijdvak een minimum-periode van 6 maanden dient te omvatten en zich maximaal over een periode van 2 jaar kan uitstrekken. Dit vanuit de ervaring dat voor een voldoende afgewogen en reëel oordeel de beoordelingsperiode niet te kort mag zijn, omdat dan een onvolledig beeld van de functievervulling ontstaat waarin toevallige incidenten een te grote rol kunnen spelen, en anderzijds ook niet te lang, omdat dan een vertekening van de beeldvorming kan optreden.
Het is niet de bedoeling van dit artikel (lid) aan te geven dat na elke periode van maximaal 2 jaar een beoordeling opgemaakt dient te worden.
Artikel 3
Het opmaken van een beoordeling door meer dan één beoordelaar zal veelal de zorgvuldigheid, volledigheid en objectiviteit in de oordeelsvorming bevorderen. Met het oog hierop dient in de regel meer dan één beoordelaar te worden aangewezen (lid 2, eerste zin). Tegen de achtergrond van het in het eerste lid aangeduide criterium voor aanwijzing tot beoordelaar, zal het van de organisatievorm van diensten en onderdelen kunnen afhangen, wie naast de directe chef van de betrokken ambtenaar het meest voor aanwijzing in aanmerking komt. Dit kan de z.g. naast-hogere chef zijn, maar in project- of matrixstructuren kan het wenselijk zijn daarvoor in eerste instantie anderen in te schakelen.
Het derde en vierde lid van dit artikel geven de mogelijkheid om informanten en/of adviseurs ten dienste van de beoordelaars aan te wijzen. Onder informant worden diegenen verstaan die inlichtingen van feitelijke aard over de functievervulling kunnen verstrekken. Als zodanig kan ook de te beoordelen ambtenaar optreden. Als adviseur - in een begeleidende rol dus -kan bijvoorbeeld worden aangewezen een functionaris van de personeelsafdeling.
Het zal duidelijk zijn dat het derde lid geen verplichting inhoudt tot het aanwijzen van informanten en/of adviseurs maar overigens, wanneer dit wel wenselijk wordt gevonden, de mogelijkheid geeft om dit door middel van algemene uitvoeringsregelingen te doen en/of daarin van geval tot geval te voorzien.
Een en ander laat echter onverlet dat de te beoordelen ambtenaar zijn wensen dienaangaande naar voren kan brengen. Om hem daartoe in de gelegenheid te stellen is het nodig dat de betrokken ambtenaar er tijdig van op de hoogte wordt gesteld dat een beoordeling zal worden opgemaakt. Dergelijke verzoeken zullen dus op eigen merites moeten worden beoordeeld en daarop zal bijvoorbeeld niet, althans niet in afwijzende zin, kunnen worden beslist op grond van nadere uitvoeringsregels.
Artikel 5
1. Wat de "algemene gezichtspunten" betreft wordt verwezen naar hetgeen in deze toelichting bij dit begrip onder artikel 1 is uiteengezet.
2. en 3. De werkzaamheden die door de ambtenaar worden verricht vloeien voort uit een door, of vanwege, het bevoegd gezag gedane opdracht. Dit wordt beschouwd als de "organieke functie". De inhoud van een functie wordt echter over het algemeen in enigerlei mate, behalve door invloeden en omstandigheden van buiten, mede bepaald door de functievervuller zelf. In dit verband wordt dan gesproken van "feitelijke functie".
De "feitelijke functie" kan dus - behalve gelijk aan - meer of minder zijn dan de oorspronkelijke inhoud van de "organieke functie". Bij het opmaken van een personeelsbeoordeling vindt oordeelsvorming plaats over hetgeen door betrokkene aan feitelijk arbeidsgedrag is getoond, i.c. de "feitelijke functie". Wel dient voor alle duidelijkheid altijd aangegeven te worden in welke opzichten de feitelijke situatie afwijkt van de organieke, onder vermelding van omstandigheden, (beweeg-)redenen e.d. die ertoe geleid hebben.
De combinatie van deze gegevens met de in de lijst vermelde oordelen geeft dan een duidelijk beeld van de werkelijke situatie. Behalve dat voor de oordeelsvorming betreffende de werkresultaten en de wijze waarop deze bereikt zijn, de functie-inhoud een onmisbaar gegeven is, vervullen ook de aan de functievervulling te stellen eisen hierbij een belangrijke rol. Als voorwaarde om de functie-eisen bij het opmaken van de beoordeling ook daadwerkelijk als "meetlat" te kunnen gebruiken geldt, dat de ambtenaar op de hoogte moet zijn van de aan de functievervulling te stellen eisen. Eisen waarvan de ambtenaar buiten zijn schuld geen kennis heeft, zullen bij het opmaken van de beoordeling dan ook buiten beschouwing moeten blijven.
Artikelen 6 tot en met 8
In artikelen 6 t/m 8 is het stramien aangegeven voor de procedure welke dient te worden gevolgd nadat de beoordeling is opgemaakt.
Regeling studiefaciliteiten TU/e
De regeling is van toepassing op alle werknemers van de TU/e met uitzondering van:
De Studiefaciliteitenregeling is niet van toepassing op dienstopdrachten tot het volgen van een opleiding.
Algemene voorwaarden
Artikel 1
Studieverlof
Artikel 2
Tegemoetkoming studiekosten
Artikel 3
Terugbetaling tegemoetkoming studiekosten
Artikel 4
a. hem ontslag wordt verleend voordat de studie met goed gevolg is afgesloten;
b. de studie niet met goed gevolg is afgesloten op grond van omstandigheden die naar het oordeel van het bevoegd gezag aan de werknemer te wijten zijn;
c. hem ontslag wordt verleend binnen een termijn van drie jaar sedert de datum, waarop de studie met goed gevolg is afgesloten.
a. in gevallen, bedoeld in het eerste lid onder a en b, tot het bedrag, dat de werknemer is uitbetaald in het tijdvak van drie jaren, voorafgaande aan de datum, waarop de desbetreffende omstandigheid zich heeft voorgedaan;
b. in het geval, vermeld in het eerste lid, onder c, voor elke maand welke ontbreekt aan de daarin genoemde termijn, tot 1/36 gedeelte van het bedrag dat de werknemer is uitbetaald in het tijdvak van drie jaren voorafgaande aan de datum waarop de studie is afgesloten.
a. het ontslag geschiedt met recht op een werkloosheidsuitkering of direct ingaand pensioen;
b. het ontslag aansluitend wordt gevolgd door een nieuw dienstverband met een onderwijsinstelling, waarvan de kosten uit openbare kas worden voldaan.
Slotbepalingen
Artikel 5
In bijzondere gevallen kan het bevoegd gezag afwijken van het bepaalde in de vorige artikelen.
Artikel 6
De regeling treedt in werking met ingang van 1 juni 1978 en kan worden aangehaald als Regeling Studiefaciliteiten TU/e.
Indien een werknemer een opleiding, cursus of studie volgt welke is gericht op de noodzakelijke vergroting c.q. aanvulling van kennis, inzicht en vaardigheden, nodig voor een goede vervulling van zijn huidige functie of van de functie waarvan kan worden aangenomen c.q. vaststaat, dat hij deze binnen redelijke tijd gaat vervullen, kan gesproken worden van een dienstopdracht tot het volgen van een opleiding. Vergoeding van kosten geschiedt voor 100%.
De werknemer kan worden verplicht tot gehele of gedeeltelijke (terug-)betaling van de kosten van de opleiding indien hij was aangesteld om na afloop van een opleiding voor een functie, daarin te worden tewerkgesteld en hem overeenkomstig zijn verzoek of anders dan eervol, ontslag wordt verleend in het opleidingstijdvak dan wel binnen een van te voren aangegeven tijdvak na de opleiding.
De (terug)betalingsregeling is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van: