De TU/e wil een betrouwbare, integere en professionele opdrachtgever zijn die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. De afdeling Inkoop & Contractmanagement geeft op diverse wijzen invulling aan die missie. Zie ook inkoopbeleid.

Naar boven

De afdeling Inkoop en Contractmanagement ondersteunt inkoopprocessen binnen de gehele TU/e. De taken en aandachtsgebieden van de afdeling omvatten:

• het opstellen en bewaken van inkoopbeleid
• het organiseren en/of begeleiden van (Europese) aanbestedingen
• het managen van diverse contracten
• het verder ontwikkelen van elektronisch inkopen binnen de TU/e (Easy Order)
• het ondersteunen bij inkoop- of logistieke projecten van interne klanten
• het opstellen van SLA’s (met derden)
• het inrichten van  inkoopcontrol (m.n. de jaarlijkse inkoopdiagnose)
• aanspreekpunt zijn voor diverse in- en externe partijen op het vlak van inkoop en contractmanagement
• het ondersteunen bij en afhandelen van bestellingen (Bureau Inkoop)
• het (her)contracteren van diverse producten en diensten

Naar boven

Vanaf begin 2007 kent de TU/e een formeel vastgesteld inkoopbeleid. Het inkoopbeleid heeft betrekking op alle inkopen van faculteiten, diensten en instituten van de TU/e.

Het doel van het TU/e inkoopbeleid is het bevorderen van:

• Doelmatigheid van uitgaven
• Rechtmatigheid van uitgaven
• Inkoopprofessionaliteit

Onderstaand wordt een aantal keuzes toegelicht, die in het inkoopbeleid gemaakt zijn.

Naar boven

De TU/e kiest voor een gecoördineerd inkoopmodel.

We onderkennen in theorie een ‘volledig centrale’ en een ‘volledig decentrale’ inkooporganisatie. Deze beide organisatievormen zullen binnen een organisatie als de TU/e niet goed werken. Immers, volledig ‘centraal’ kan botsen met de integrale managementverantwoordelijkheid van een organisatieonderdeel en is praktisch ook lastig uitvoerbaar. Het bundelen van volumes kan weliswaar optimaal plaatsvinden en ook inkoopinformatie is centraal beschikbaar. Nadeel is echter dat er een grote afstand kan ontstaan tot de interne klant waardoor specifieke eisen en wensen van deze klant ‘verloren’ kunnen gaan. Volledig ‘decentraal’ lijkt mooi maar als instelling blijven dan vele mogelijkheden tot besparen en procesverbetering onbenut. Vandaar dat de TU/e kiest voor het gecoördineerde model, dat het beste uit twee werelden verenigt.

 

Raamovereenkomsten
Een concrete mogelijkheid om het gecoördineerde model te benutten is het gebruik maken van raamovereenkomsten. De TU/e zal daar waar zinvol TU/e brede raamovereenkomsten afsluiten met leveranciers. Het uitgangspunt is dat, indien er een raamovereenkomst beschikbaar is, organisatieonderdelen daar gebruik van maken.

Inkoopsamenwerking
Daar waar zinvol werkt de TU/e op inkoopgebied samen met andere inkopende organisaties. Voorbeelden zijn de inkoopsamenwerking zoals die binnen het UPI (Universitair Platform Inkoop) en binnen het 3TU-verband plaatsvindt.

Naar boven

De TUE hanteert de volgende inkoopprocedures en drempelbedragen
(in € x 1000)

diensten/leveringen	< 21	>21 en < 200	> 200
werken	< 42	> 42 en < 5000*	> 5000
typering procedure	Enkelvoudig	Meervoudig	Europees

• *Bedrag excl. btw en afhankelijk van actuele drempel binnen wetgeving.
• Enkelvoudig: Een budgethouder gaat de verplichting aan op basis van informatie van minimaal één, doch bij voorkeur twee of meer offertes.
• Meervoudig: Een budgethouder gaat de verplichting aan op basis van de informatie van minimaal twee, doch bij voorkeur drie of meer offertes.
• Van het gevolgde inkoopproces dient direct na gunning een beknopt verslag gemaakt te worden waarin uitgelegd wordt bij wie offerte is aangevraagd en hoe de uiteindelijke keuze tot stand is gekomen. Controle op de naleving vindt achteraf plaats d.m.v. steekproeven.
• Bij elke verplichting met een waarde groter dan € 100.000,- dient de budgethouder de afdeling Inkoop en Contractmanagement op voorhand om advies te vragen betreffende het te volgen inkoopproces. In overleg wordt bepaald welke ondersteuning gepast is.
• Europees: zie nadere uitleg bij Europese Aanbesteding

Selectie- en gunningcriteria
In een offerte- of aanbestedingsprocedure wordt gebruik gemaakt van selectie- en gunningcriteria. Selectiecriteria dienen ertoe te kiezen voor de juiste leverancier, gunningcriteria geven aan hoe de feitelijke offerte beoordeeld wordt. Hierbij gelden enkele uitgangspunten:

• De TU/e zal nimmer disproportionele selectie-eisen stellen. Om de afhankelijkheid van een leverancier te beperken zal de omzet van een leverancier bij de TU/e nooit meer dan 30% van zijn totaalomzet mogen bedragen. Afwijken van deze regel is mogelijk, mits hiertoe een argumentatie op schrift wordt gesteld.
• De TU/e gunt in principe op basis van het uitgangspunt Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Dit betekent dat bij de beoordeling niet alleen gekeken wordt naar de prijs, maar ook naar de kwalitatieve aspecten.
• In het tactisch inkoopproces zal, aangaande arbeidsomstandighedenwet en regelgeving, alsmede aangaande relevante technische normen, indien noodzakelijk, advies gevraagd worden aan de Arbo- en Milieu Service Organisatie van de TU/e.

Naar boven

Betrouwbaar en integer handelen maakt onderdeel uit van de kernboodschap van het inkoopbeleid. Een medewerker die een relatie met een externe partij heeft in het kader van de inkoopfunctie van de TU/e, dient zich te conformeren aan de “Gedragscode voor de inkoopfunctie van de TU/e”.

Duurzaam inkopen kan worden omschreven als het toepassen van milieu en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces, opdat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken. De universiteiten zijn een convenant aangegaan, waarin is afgesproken dat in het jaar 2012, 50% duurzaam dient te worden ingekocht. Daar waar mogelijk houdt de TU/e rekening met aspecten van duurzaam inkopen. De door Senternovem opgestelde criteria zijn daarbij een leidraad.

Naar boven