In dit onderdeel vindt U de volgende onderwerpen terug:

Wijziging gemandateerden:

Wijzigingen in de gemandateerde(n) kunt u met dit formulier doorgeven.

Wijziging tekenbevoegdheden:  

Het benodigde wijzigingsformulier vindt u hier.

Door middel van mandaten worden bevoegdheden die bij het College van Bestuur liggen, gedelegeerd naar de besturen van faculteiten en diensten. Het bestuur van een faculteit of diensthoofd kan door middel van afhandelings- en tekenbevoegdheden bepaalde taken delegeren aan onder hem/haar ressorterende medewerkers. Het spreekt voor zich dat het voor de TU/e noodzakelijk is om een eenduidig inzicht te hebben in alle verleende mandaten en afhandelings- en tekenbevoegdheden.

Het College van Bestuur verleent mandaat  inzake het beheer aan de besturen van de Faculteiten en aan de hoofden van de Centrale Diensten. De verlening van dit mandaat geschiedt schriftelijk, waarbij het College van Bestuur de nadere beperkingen van het mandaat aangeeft. Voor een volledig overzicht het reglement inzake mandatering verwijs ik U naar het bestuurs- en beheersreglement,

Het bestuur van de faculteiten wordt verzocht de directeur bedrijfsvoering aan te wijzen als beheerder en hem de bevoegdheid te verlenen om namens het bestuur van de faculteit stukken te ondertekenen ter uitvoering van het aan het bestuur van de faculteit door het College van Bestuur verleende mandaat. Voor de Centrale Diensten geldt dat aan de hoofden van de afzonderlijke diensten het mandaat is verleend.
Het faculteitsbestuur en diensthoofden zijn verplicht om, onder goedkeuring van het College van Bestuur, een vaste plaatsvervanger van de beheerder aan te wijzen. De vaste plaatsvervanger is door middel van een submandaat bevoegd tot dezelfde rechten en plichten als de beheerder. Het submandaat kan alleen verleend worden na schriftelijke toestemming van het College van Bestuur.

Binnen de grenzen van het mandaat is de gemandateerde bevoegd namens en onder verantwoordelijkheid van het College van Bestuur zelfstandig zaken af te doen en stukken te tekenen met inachtneming van de regels, richtlijnen en instructies van het College van Bestuur. De ondertekening van stukken geschiedt namens het College van Bestuur, gevolgd door naam en functie van de gemandateerde.

De volledige regeling inzake mandatering voor faculteiten en diensten vindt U hieronder:

• Regeling voor faculteiten 
• Regeling voor centrale diensten 

 

Een mandaat kan door de gemandateerde niet aan een andere medewerker bij wege van submandaat  worden doorgegeven, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het College van Bestuur. Op verleende submandaten zijn de dezelfde bepalingen als bij de gemandateerde van toepassing, met dien verstande dat ondertekening geschiedt namens het College van Bestuur, gevolgd door naam en functie van de subgemandateerde.

De afhandeling- en tekenbevoegdheden worden door de beheerder (bij faculteiten de directeur bedrijfsvoering, bij centrale diensten het hoofd van de dienst) verleend aan onder hem ressorterende medewerkers. De beheerder verstrekt aan het College van Bestuur en daarvoor in aanmerking komende instanties bij de inwerkingtreding van het Bestuurs- en Beheersreglement een overzicht van de door hem verleende afhandelings- en tekenbevoegdheden. Inclusief de naam, handtekening en paraaf van degene aan wie de bevoegdheden zijn verleend. Indien er wijzigingen hierin optreden dienen deze zo spoedig mogelijk doorgegeven te worden.

De beheerder die de verleende bevoegdheden heeft doorgegeven mag er vanuit gaan dat de uitvoerende instanties geplaatste handtekeningen controleren en alleen geautoriseerde kosten uitbetalen. De uitvoering van de regeling, waaronder het actueel houden van de registratie en de verspreiding aan belanghebbenden van de toegekende bevoegdheden ligt bij DFEZ. De afhandeling- en tekenbevoegdheden worden voor onbepaalde tijd verleend. Wijziging of beëindiging hiervan moet met een nieuw formulier worden doorgegeven aan DFEZ, deze vindt u hier.

Afhandelings- en tekenbevoegdheden kunnen aan een maximumbedrag worden gebonden en hebben betrekking op de volgende onderdelen uit het mandaat;
b) Het nemen van besluiten inzake personeelsvoorziening en toepassing van de arbeidsvoorwaarden 
c) Het beheren van de toegewezen budgetten
d) Het inlenen van personeel
e) Het aanvaarden van giften en schenkingen
f) Het aangaan van overeenkomsten in het kader van contractresearch 

Afhandeling- en tekenbevoegdheden worden verleend door de beheerder en kunnen niet doorgegeven worden aan andere medewerkers. Geadviseerd wordt om terughoudend om te gaan met het verlenen van tekenbevoegdheden om een te brede verspreiding te voorkomen. Het kan echter noodzakelijk blijken om deze bevoegdheden aan meerdere personen binnen de beheerseenheid te verlenen. Aspecten van interne controle moeten zoveel mogelijk in acht worden genomen en wenselijke functiescheidingen moeten derhalve gehandhaafd blijven.