Het uitgangspunt voor het opstellen van de TU/e begroting vormen de beleidsvoornemens zoals vastgelegd in de Strategie nota. Deze vormt de basis voor de financiële begroting.

Bij het begrotingsproces van TU/e zijn in hoofdlijnen drie fasen te onderscheiden:

• Begrotingsvoorbereiding (centraal)
• Opstellen begroting (centraal en decentraal)
• Definitieve begroting TU/e totaal (centraal)             

Een overzicht van de activiteiten van het begrotingsproces en deadlines daarvan wordt door Planning&Control opgesteld en binnen TU/e beschikbaar gesteld.

I          Begrotingsvoorbereiding

In het voorjaar worden de bekostigingsgegevens aan OC&W aangeleverd. Aan de hand van rekenmodellen wordt door P&C de verwachte Rijksbijdrage berekend.

De totale beschikbare 1^e geldstroom bestaat uit de Rijksbijdrage en collegegelden.

De 1^e geldstroom wordt verdeeld over de beheerseenheden. De baten per beheerseenheid die centraal beschikbaar worden gesteld, bestaan uit de uitkomst van het Interne Bekostigings Model (IBM) en Centrale Middelen. Het IBM is een verdeelmodel voor de bekostiging van de activiteiten van faculteiten. De prestatievergoeding wordt bepaald door een aantal parameters o.a. aantal eerstejaars, studiepunten, promoties, ontwerpercertificaten.

Het budget voor Centrale Middelen bestaat uit drie componenten: de reeds gedane toezeggingen, een gedeelte dat op centraal niveau wordt ingezet en een deel dat beschikbaar blijft voor aanvragen van decentrale eenheden in het te begroten jaar.

In deze fase van het begrotingsproces wordt een standaard begrotingsmodel opgesteld. In dit begrotingsmodel is de initiële IBM-toewijzing per beheerseenheid verwerkt, evenals de al toegekende Centrale Middelen. De beheerseenheden worden geacht dit model verder in te vullen.

Voor de planning van de personeelslasten en personeelsaantallen in de begroting wordt gebruik gemaakt van Workforce-Orca/BP.

II         Begrotingsuitvoering

Nadat de IBM-bijdrage, Centrale Middelen, Begrotingsmodel en Workforce besproken en vastgesteld zijn, wordt een begrotingsbrief naar de beheerseenheden verstuurd.

In de begrotingsbrief wordt aangegeven wanneer de conceptbegroting ingediend moet worden bij het College van Bestuur. Op de uiterste inleverdatum dient ook de afstemming van de interne dienstverlening tussen beheerseenheden te zijn afgerond. In de begrotingsbrief staan de uitgangspunten die voor de begroting geformuleerd zijn, alsmede een opsomming van de aan te leveren informatie.

Met de begrotingsbrief krijgen beheerseenheden het Begrotingsmodel  toegestuurd. Zij worden verzocht om deze modellen in te vullen volgens de richtlijnen die in de toelichtingen aangegeven zijn.

In deze fase is ook genoeg ruimte voor de informatie-uitwisseling tussen P&C- decentraal met het einddoel een taakstellend, sluitend en tijdige begroting.

III       Definitieve begroting TU/e totaal

• De medio september ingediende conceptbegroting plus analyses  en toelichtingen vormen de basis voor de individuele besprekingen tussen het CvB en elke beheerseenheid. Dit overleg noemen we Bilaterale Overleg.
• Naar aanleiding van deze besprekingen wordt gevraagd een tweede concept - begroting op te stellen. Daarin dienen de afspraken die zijn gemaakt met het CvB, te worden verwerkt.
• Nadat alle conceptbegrotingen aangepast en ingeleverd zijn bij Planning&Control wordt een geconsolideerde begroting van de TU/e opgesteld en een meerjarenraming inclusief toelichting en specificaties.
• Deze TU/e begroting wordt in november/december behandeld in het CvB, het Audit Committee en de Universiteits Raad.
• De begroting wordt in december uiteindelijk vastgesteld door de Raad van Toezicht.
• In deze fase beginnen ook de voorbereidingen van de publicatie van het begrotingsboek.
• Het begrotingsboek omvat alle individuele begrotingen met toelichtingen en de geconsolideerde begroting TU/e.