TECHNISCHE UNIVERSITEIT EINDHOVEN
REGLEMENT DIENSTRAAD 1998
In overeenstemming met de dienstraad vastgesteld door het College van Bestuur in zijn vergadering van 16 maart 1998 en nadien gewijzigd in de vergadering van 13 augustus 2001
Artikel 1.1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- de wet: de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW);
- de universiteit: de Technische Universiteit Eindhoven;
- Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de universiteit;
- het College van Bestuur: het College van Bestuur van de universiteit;
- secretaris van de universiteit: de functionaris als bedoeld in artikel 2.11 van het Bestuurs- en
Beheersreglement TUE 1998;
- personeelslid: degene die een dienstverband heeft met de universiteit, daaronder begrepen personen in dienst van de Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek of daarmee vergelijkbare door de minister aangewezen organisaties 1) en tewerkgesteld bij de universiteit, met uitzondering van de student-assistenten en de personen met een 0,0 fte-aanstelling 2);
- centrale diensten: de centrale diensten van de universiteit zoals genoemd in bijlage C bij het Bestuurs- en Beheersreglement TUE 1998 en het Stan Ackermans Instituut;
- dienstraad: medezeggenschapsorgaan voor de centrale diensten als bedoeld in artikel 9. 50 van de
wet;
- beheerder: diegene die voor de centrale diensten het overleg voert, te weten de secretaris van de universiteit;
- hoofden van centrale diensten: de functionarissen als bedoeld in artikel 2.33 van het Bestuurs- en Beheersreglement TUE 1998 alsmede degene(n) die bij het Stan Ackermans Instituut is/zijn belast met het beheer;
- overlegvergadering: de vergadering, waarin de dienstraad en de beheerder gezamenlijk overleggen;
- lokaaloverleg: het orgaan voor georganiseerd overleg zoals bedoeld in artikel 4.5 lid 5 van de wet;
- commissie van advies: de commissie als bedoeld in artikel 3.20 van het Bestuurs- en Beheersreglement TUE 1998;
- kiesreglement: het door het College van Bestuur vastgestelde Algemeen Kiesreglement 1999.
-
Als zodanig zijn bij besluit d.d. 22 januari 1988 de volgende organisaties door de minister aangewezen:
-
de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen (KNAW);
-
de Nederlandse Organisatie voor Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek (TNO);
-
de Stichting voor Fundamenteel Onderzoek der Materie (FOM);
-
de Stichting Mathematische Centrum (SMC);
-
de Stichting voor de Technische Wetenschappen (STW)
-
Onder 0,0 aanstelling wordt begrepen: een aanstelling om niet die wordt verleend aan een persoon teneinde deze in staat te stellen te participeren in het onderwijs, onderzoek en/of dienstverlening.
Naar boven
Artikel 2.1 Samenstelling
- De dienstraad bestaat uit dertien leden, gekozen uit en door de personeelsleden.
- Zij die lid zijn van de Raad van Toezicht, van het College van Bestuur, alsmede de secretaris van de universiteit, het hoofd van een centrale dienst en degene(n) die bij het Stan Ackermans Instituut is/zijn belast met het beheer kunnen niet tevens lid zijn van de dienstraad.
- De dienstraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris.
Artikel 2.2 Zittingsduur
De zittingsduur van de leden van de dienstraad bedraagt twee jaar.
Artikel 2.3 Verkiezingen
De verkiezingen van de leden van de dienstraad worden georganiseerd op basis van het geldende kiesreglement.
Artikel 2.4 Lidmaatschap
Het lidmaatschap van de dienstraad is persoonlijk en mag derhalve niet door een ander worden waargenomen.
Artikel 2.5 Einde lidmaatschap
Behalve door periodieke aftreding eindigt het lidmaatschap van de leden van de dienstraad door:
- schriftelijke opzegging, gericht aan de secretaris van de dienstraad en de beheerder;
- het niet meer werkzaam zijn binnen de kiesgemeenschap;
- het aanvaarden van een functie die niet tegelijkertijd met het lidmaatschap van de dienstraad mag worden bekleed;
- overlijden;
- de aanvang van een nieuwe zittingstermijn na een tussentijdse verkiezing.
De secretaris van de dienstraad draagt in de gevallen genoemd onder a. tot en met d. zorg voor mededeling aan het Centraal Stembureau met het oog op voorziening in de ontstane vacature.
Naar boven
Artikel 3.1 Adviesrecht (art. 9.50 lid 2 WHW)
De dienstraad wordt door de beheerder tijdig in de gelegenheid gesteld advies aan hem uit te
brengen en overleg te voeren over voorgenomen maatregelen met betrekking tot:
- de wijze waarop de arbeids- en dienstvoorwaarden bij de centrale diensten worden toegepast;
- de wijze waarop het algemeen personeelsbeleid bij de centrale diensten wordt uitgevoerd;
- aangelegenheden op het gebied van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn in verband met de
arbeid bij de centrale diensten;
- de organisatie en werkwijze binnen de centrale diensten;
- de technische en economische dienstuitvoering bij de centrale diensten.
Artikel 3.2 Initiatiefrecht (art. 9.50 lid 3 WHW)
De dienstraad is bevoegd de beheerder voorstellen te doen met betrekking tot de in artikel 3.1 van dit reglement genoemde aangelegenheden.
Artikel 3.3 Instemmingsrecht (art. 9.50 lid 4 WHW)
De beheerder behoeft bij voorkeur de voorafgaande schriftelijke instemming van de dienstraad voor elke maatregel die hij bevoegd is te treffen en waarover de dienstraad op grond van artikel 3.1 van dit reglement heeft geadviseerd.
Artikel 3.4 Nadere regels bijzondere bevoegdheden
- Het adviesrecht, initiatiefrecht en instemmingsrecht in aangelegenheden als bedoeld in artikel 3.1 tot en met 3.3 van dit reglement wordt niet uitgeoefend voorzover de desbetreffende aangelegenheden reeds inhoudelijk geregeld zijn in een bij of krachtens de wet gegeven voorschrift of een collectieve arbeidsovereenkomst.
- Het in lid 1 van dit artikel bepaalde geldt eveneens indien en voorzover door of namens het College
van Bestuur overleg is gevoerd met het lokaaloverleg over de aangelegenheden van algemeen belang
voor de bijzondere rechtstoestand van het personeel.
Artikel 3.5 Commissie van advies voor geschillen
- Er is een commissie van advies voor geschillen inzake het overleg met de dienstraad.
- In een afzonderlijk reglement worden nadere regels gesteld omtrent samenstelling, taken en bevoegdheden van deze commissie. Dit reglement behoeft de goedkeuring van het College van Bestuur.
Naar boven
Artikel 4.1 Werkwijze
- Over aangelegenheden die aan de dienstraad door de beheerder zijn voorgelegd, wordt niet door de dienstraad een besluit genomen zonder dat de beheerder in de gelegenheid is gesteld mondeling toelichting te geven aan de dienstraad en zo nodig te overleggen met de dienstraad, tenzij door de beheerder en de dienstraad anders is afgesproken.
- Geldige besluiten kunnen slechts worden genomen bij aanwezigheid van de enkelvoudige meerderheid van het aantal leden, tenzij dit reglement anders bepaalt.
- Tenzij ingevolge wettelijke bepalingen of bepalingen in dit reglement een andere meerderheid vereist is, worden besluiten genomen met gewone meerderheid van het aantal uitgebrachte geldige stemmen, waarbij een blanco stem niet als geldig wordt beschouwd.
- Schriftelijke stemming vindt plaats als tenminste één van de ter vergadering aanwezige leden
daarom verzoekt. - Indien in een vergadering op grond van het tweede lid van dit artikel geen besluiten genomen kunnen worden, belegt de voorzitter niet eerder dan vier en niet later dan tien dagen opnieuw een vergadering, waarin niet over andere zaken kan worden beraadslaagd en besloten dan over die, vermeld in de oorspronkelijke agenda. Indien in deze tweede vergadering opnieuw het aantal vereiste leden om te besluiten niet aanwezig is, worden voorgenomen maatregelen die het hoofd van dienst ingevolge artikel 3.1 en 3.3 van dit reglement ter instemming of advies heeft voorgelegd, toch in behandeling genomen en worden besluiten overeenkomstig het bepaalde in het derde lid van dit artikel genomen door de ter vergadering aanwezige leden, ongeacht het aantal.
- Indien in een vergadering op grond van het staken der stemmen geen besluiten genomen worden, belegt de voorzitter een tweede vergadering overeenkomstig het bepaalde in het vijfde lid van dit artikel. Indien in deze tweede vergadering op grond van het staken van de stemmen wederom geen besluiten genomen kunnen worden, worden de voorgenomen besluiten, die het hoofd van dienst ter instemming of advies heeft voorgelegd, geacht de instemming dan wel positief advies van de dienstraad te hebben verworven.
- Voorstellen die ter instemming dan wel advies aan de dienstraad worden voorgelegd dienen twee weken voor de vergadering waarin behandeling plaatsvindt aan de dienstraad te zijn verzonden, tenzij anders is afgesproken.
- Van een besluit met betrekking tot een voorstel geeft de dienstraad zo spoedig mogelijk, doch
uiterlijk binnen één week schriftelijk kennis aan de beheerder.
Artikel 4.2 Overlegvergadering van de dienstraad met de beheerder
- De beheerder en de dienstraad komen minimaal achtmaal per jaar in een overlegvergadering bijeen.
- In de overlegvergadering worden de aangelegenheden van de centrale diensten aan de orde gesteld, ten aanzien waarvan hetzij de beheerder, hetzij de dienstraad overleg wenselijk acht of waarover ingevolge het bij of krachtens de wet bepaalde overleg tussen de beheerder en de dienstraad moet plaatsvinden.
- Het overleg wordt voor de centrale diensten gevoerd door de beheerder. Deze kan zich laten bijstaan door adviseurs. Ook de dienstraad kan zich laten bijstaan door adviseurs.
- De overlegvergadering kiest uit haar midden de voorzitter.
- De agenda van de overlegvergadering bevat aangelegenheden die door de beheerder of door de dienstraad bij de ambtelijk secretaris vóór het overleg zijn aangemeld. Van elke vergadering wordt
een verslag gemaakt. - Een overlegvergadering wordt door de voorzitter geschorst, wanneer de beheerder of de dienstraad
ten aanzien van een bepaalde aangelegenheid afzonderlijk beraad wenselijk acht. - Tenzij anders is bepaald, zijn de bepalingen die betrekking hebben op de vergaderingen van de dienstraad van overeenkomstige toepassing.
Artikel 4.3 Openbaarheid van vergaderingen
- De vergaderingen van de dienstraad en de overlegvergaderingen zijn openbaar, tenzij de aard van de aangelegenheid zich tegen openbaarheid verzet, ten aanzien van de vergaderingen van de dienstraad naar het oordeel van de voorzitter of de dienstraad en ten aanzien van de overlegvergaderingen naar het oordeel van de voorzitter van de overlegvergadering, de beheerder, de voorzitter van de dienstraad of de dienstraad. Een besluit tot het houden van een besloten vergadering dient te worden gemotiveerd.
- De beslotenheid van de vergaderingen van de dienstraad strekt zich tevens uit tot de beheerder, tenzij door de dienstraad anders wordt beslist.
- Ten aanzien van hetgeen in een besloten (deel) van een vergadering wordt behandeld, wordt door de daarbij aanwezigen geheimhouding betracht volgens het bepaalde in artikel 5.3. van dit reglement.
- Indien bij een (deel van een) vergadering een persoonlijk belang van één van de leden van de dienstraad in het geding is, kan de dienstraad besluiten dat het betrokken lid aan (dat deel van) de vergadering niet deelneemt.
De dienstraad besluit dan tevens, dat de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid in een besloten (deel van de) vergadering plaatsvindt. - Van een besloten (deel van een) vergadering wordt een vertrouwelijk verslag gemaakt.
- De voorzitter besluit in welke bewoordingen een besloten (deel van een) vergadering genomen beslissing openbaar wordt gemaakt, tenzij geheimhouding is opgelegd volgens artikel 5.3. van dit reglement.
Artikel 4.4 Instellen van commissies
- De dienstraad kan commissies instellen ter voorbereiding van de door de dienstraad te behandelen aangelegenheden.
- Indien de voorbereiding van een door de dienstraad te behandelen aangelegenheid tot de taak van twee of meer commissies behoort, kan de dienstraad een ad hoc-commissie instellen.
- Een commissie kan de beheerder uitnodigen de vergaderingen van de commissie bij te wonen teneinde de benodigde inlichtingen te verschaffen en toelichting te geven. De beheerder kan zich laten bijstaan door adviseurs. Ook de commissie kan zich laten bijstaan door adviseurs.
Artikel 4.5 Voorzieningen
- De leden van de dienstraad worden In de gelegenheid gesteld een door de dienstraad In overeenstemming met de beheerder te bepalen aantal uren per jaar -maar ten hoogste 100 uren- te besteden aan de voorbereiding van vergaderingen van de dienstraad en van de overlegvergaderingen.
- In overeenstemming met de beheerder kan de dienstraad bepalen dat de voorzitter en de secretaris van de dienstraad een groter aantal uren dan het op grond van het vorige lid bepaalde aantal kunnen besteden aan de voorbereiding van vergaderingen van de dienstraad en van de overlegvergaderingen.
- Indien de dienstraad en de beheerder niet tot overeenstemming komen over het aantal uren bedoeld in het eerste en tweede lid, beslist het College van Bestuur, doch niet alvorens het het advies van de commissie bedoeld In artikel 3.5 van dit reglement heeft ingewonnen.
- Tenzij andere belangen van de dienst zich hiertegen verzetten wordt aan de leden van de dienstraad ten hoogste zes dagen per twee jaren buitengewoon verlof met behoud van volle bezoldiging verleend voor het ontvangen van scholing en vorming welke bijdraagt aan een goed functioneren als lid van de dienstraad.
De secretaris van de dienstraad verstrekt ieder half jaar aan de beheerder een opgave van de scholings- en vormingsactiviteiten waar ieder van de leden van de dienstraad in het komende half jaar aan wil deelnemen.
Bij bezwaar van de beheerder beslist het College van Bestuur, doch niet alvorens het het advies van de commissie bedoeld in artikel 3.5 van dit reglement heeft ingewonnen. - De beheerder staat de dienstraad het gebruik van de voorzieningen toe, waarover hij als zodanig beschikt en die de dienstraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. Bij bezwaar van de beheerder tegen gebruik van een bepaalde voorziening beslist het College van Bestuur, doch niet alvorens het het advies van de commissie bedoeld in artikel 3.5 van dit reglement heeft ingewonnen.
- Door de beheerder wordt ambtelijke ondersteuning aan de dienstraad ter beschikking gesteld.
Artikel 4.6 Vergaderingen
- De secretaris is tenminste belast met het bijeenroepen van de dienstraad, het opmaken van de agenda, het opstellen van het verslag van de vergadering alsmede met het beheren van de voor de dienstraad bestemde en van de dienstraad uitgaande stukken.
- De secretaris stelt aan het begin van ieder zittingsjaar een vergaderschema op.
- Uitgaande stukken van de dienstraad worden door voorzitter en secretaris ondertekend.
- Bijeenroeping van een vergadering geschiedt door de secretaris door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden.
- Een vergadering kan slechts worden gehouden indien de enkelvoudige meerderheid van het aantal leden van de dienstraad aanwezig is, tenzij dit reglement anders bepaalt.
- leder lid van de dienstraad kan een onderwerp op de agenda doen plaatsen.
- Behoudens spoedeisende gevallen verzendt de secretaris de schriftelijke kennisgeving bedoeld in het vierde lid van dit artikel, de agenda alsmede de daarbij gevoegde stukken tenminste zeven dagen voor de vergadering van de dienstraad aan de leden van de dienstraad en aan de beheerder.
- Plaats, tijd en agenda worden tegelijkertijd bekendgemaakt aan het personeel werkzaam bij de centrale diensten.
Artikel 4.7 Verslaglegging
- Het verslag van de vergadering dient in de volgende vergadering te worden vastgesteld; daartoe zal het aan de leden worden toegezonden, zulks uiterlijk met de toezending van de eerstvolgende agenda.
- Nadat het verslag is vastgesteld vindt verzending plaats aan de beheerder.
- De secretaris van de dienstraad zorgt ervoor dat de personeelsleden van de inhoud van het verslag kennis kunnen nemen door ophanging op publicatieborden of het intern verspreiden binnen twee weken na de vergadering waarin dit verslag is vastgesteld.
- Aan het einde van ieder zittingsjaar wordt door de dienstraad een verslag van zijn werkzaamheden opgesteld dat aan de tot de centrale diensten behorende personeelsleden beschikbaar wordt gesteld.
Naar boven
Artikel 5.1 Informatieplicht
- De beheerder verschaft de dienstraad, al dan niet gevraagd, tijdig alle inlichtingen die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.
- Daartoe pleegt de beheerder met de voorzitter van de dienstraad regelmatig overleg zodat een goede voortgang van de besluitvorming zoveel mogelijk gewaarborgd is.
- De inlichtingen die de beheerder overeenkomstig het eerste lid van dit artikel verstrekt, worden schriftelijk verstrekt, tenzij anders is overeengekomen.
- De beheerder verstrekt de inlichtingen zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen drie weken nadat het verzoek van de dienstraad de beheerder heeft bereikt. Overschrijding van deze termijn is slechts bij uitzondering mogelijk en dient voor het verstrijken van genoemde termijn gemotiveerd aan de dienstraad te worden medegedeeld.
- Onverlet het bepaalde in het eerste lid van dit artikel stelt de dienstraad de beheerder tijdig op de hoogte van zijn wens om in of voor de vergadering aanvullende informatie te ontvangen.
Artikel 5.2 Rechtsbescherming
- De beheerder draagt er jegens de dienstraad zorg voor dat de leden van de dienstraad niet uit hoofde van hun lidmaatschap daarvan worden benadeeld in hun positie met betrekking tot de universiteit. De eerste volzin is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van kandidaat-leden en voormalige leden.
- De beëindiging anders dan op eigen verzoek van de betrekking van een aan de universiteit werkzame persoon mag geen verband houden met de kandidaatstelling voor het lidmaatschap, het lidmaatschap of het voormalig lidmaatschap van betrokkene van de dienstraad. Een beëindiging van de betrekking in strijd met het in dit lid bepaalde is nietig.
Artikel 5.3 Geheimhouding
De leden van de dienstraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in hun hoedanigheid vernemen, ten aanzien waarvan de beheerder dan wel de dienstraad geheimhouding heeft opgelegd.
Naar boven
Artikel 6.1 Vaststelling of wijziging van dit reglement
Dit reglement en elke wijziging daarvan wordt door het College van Bestuur aan de dienstraad voorgelegd en wordt niet door het College van Bestuur vastgesteld dan nadat het, na overleg al dan niet gewijzigde, reglement de instemming van de enkelvoudige meerderheid van het aantal leden van de dienstraad verworven heeft.
Artikel 6.2 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen verband houdend met de in dit reglement geregelde onderwerpen waarin het reglement niet voorziet of ingeval dit reglement aanleiding geeft tot meervoudige interpretatie, legt het College van Bestuur aan de dienstraad een voorstel voor om in het desbetreffende geval te voorzien.
De dienstraad beslist over het voorstel met gewone meerderheid van stemmen; indien niet het voor besluitvorming vereiste aantal leden aanwezig is, is het oordeel van de meerderheid van de aanwezige leden bepalend.
Artikel 6.3. Inwerkingtreding
Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement Dienstraad 1998" en treedt in werking één dag na vaststelling door het College van Bestuur.
Naar boven