Bij veel multinationals werken mensen over de hele wereld met elkaar samen. Deze ‘virtuele teams’ communiceren met elkaar via e-mail, chatprogramma’s en ‘conference calls’. Toch ben je er daarmee niet. Zonder fysiek contact bouw je moeilijker onderling vertrouwen op. Daarnaast zorgen culturele verschillen sneller voor misverstanden. Promovenda Daphne Dekker (28) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) ontdekte hoe je virtuele teams effectiever kunt laten samenwerken: met extra aandacht voor culturele verschillen en het opbouwen van vertrouwen in elkaar. Ook concludeert ze dat het gunstiger is om per locatie een eenling te hebben en geen groep. Dinsdag 25 november verdedigt Dekker haar proefschrift.

De psychologe onderzocht hoe virtuele teams effectiever kunnen zijn door te kijken naar gedrag van teamleden, culturele verschillen en de manier waarop teamleden zijn verdeeld over locaties. Daarvoor ondervroeg zij virtuele teams van grote multinationals als Shell, Philips en IBM in Nederland, België, de Verenigde Staten en India. Zo ontwikkelde zij een overzicht van cruciale gedragingen waarmee bedrijven of organisaties hun virtuele teams soepeler kunnen laten samenwerken.

Effectiever in je eentje
Een onverwachte conclusie is dat virtuele teams met slechts één persoon per locatie veel effectiever werken dan wanneer er meerdere personen op één plek zitten. Volgens Dekker is dit opvallend omdat het ingaat tegen het gevoel dat leeft bij veel virtuele teams.

Wanneer op een locatie meerdere mensen samenwerken, blijkt echter dat ze eerder een deel van hun identiteit aan deze ‘subgroep’ gaan ontlenen. Met als risico dat ze het belang van de subgroep vóór dat van het gehele (virtuele) team stellen. Dit is negatief voor de samenwerking.

Eenlingen zijn logischerwijs veel meer gericht op teamleden op de andere locaties. Dat is gunstig voor de samenwerking.

Culturele verschillen
Verder verloopt de samenwerking op afstand soms moeizaam vanwege culturele verschillen tussen teamleden. Zo vinden Nederlanders het belangrijk dat elk teamlid meehelpt wanneer andere teamleden het te druk hebben. Belgen en Indiërs hebben het tonen van respect voor collega-teamleden hoog in het vaandel staan. Amerikanen hechten zeer aan het goed structureren van de virtuele bijeenkomsten. Voor een optimale samenwerking moeten alle teamleden rekening houden met dit soort verschillen, concludeert Dekker.

Cruciale gedragingen
Omdat de leden van een virtueel team niet fysiek bij elkaar zijn, is het extra belangrijk elkaar op de hoogte te houden van agenda’s en persoonlijke zaken. De band die je door persoonlijk contact kunt opbouwen, ontbreekt namelijk. En die is juist cruciaal voor het ontstaan van vertrouwen tussen teamleden.

In een virtueel team werken mensen op verschillende locaties samen aan bijvoorbeeld één ontwerp. Daarbij kan de grote afstand ook een voordeel zijn, bijvoorbeeld voor de planning. Stel je voor: een teamlid in India maakt een eerste opzet, waarna hij die aan het einde van de Indiase werkdag deelt met de rest. Zijn collega in Europa werkt het vervolgens verder uit, waarna een derde collega in de Verenigde Staten nog alle tijd heeft om het resultaat kritisch te bekijken.

Daphne Dekker deed haar promotieonderzoek in de groep Human Performance Management van de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences aan de TU Eindhoven. Zij verdedigt haar proefschrift “Global Virtual Teams: Enhancing Effectiveness” op dinsdag 25 november, om 16.00 uur in het Auditorium van de Technische Universiteit Eindhoven.

Noot voor de redactie

Meer informatie over het onderzoek is te krijgen bij drs. Daphne Dekker, tel. 06 - 229 36 797, e-mail dmdaphne@remove-this.hotmail.com. Voor meer informatie over de TU/e: wetenschapsvoorlichter Jim Heirbaut, tel. 040 – 247 2110, e-mail J.Heirbaut@remove-this.tue.nl.

'terug'