Je moet eerst je eigen gegevens invullen in het dialoog, waarop staat ‘Standaard’. Dit staat voor de taal ‘Standaard’. Als je hier je gegevens volgens de huidige taal invult (Nederlands of Engels), worden deze gegevens door het huisstijlsysteem gebruikt. Je hoeft de knop met vlag dan niet aan te klikken.

Bijvoorbeeld:
een medewerker die correspondeert in de Nederlandse taal vult zijn gegevens in de Nederlandse taal in bij de taal Standaard. Deze medewerker hoeft niet meer te klikken op de knop met de Nederlandse vlag.

Corresponderen in een andere taal
Als je in een andere taal gaat corresponderen, moet je die bewuste vlag aanklikken. Je krijgt dan de melding of het huisstijlsysteem je gegevens van de standaardtaal moet kopiëren en plakken naar die gekozen taal. Kies je ‘Ja’, dan hoef je alleen die gegevens aan te passen, die aangepast moeten worden voor die taal. Kies je ‘Nee’, dan krijg je een geheel leeg invuldialoog. Kies je voor ‘Annuleren’, dan keer je terug naar het invuldialoog van de standaardtaal.

Bijvoorbeeld:
als de bovenstaande medewerker ook moet corresponderen in de Engelse taal, dan moet deze medewerker ook op de Engelse vlag klikken. Bij het klikken wordt de beschreven melding getoond. Kiest hij voor ‘Ja’, dan hoeft zijn naam niet meer veranderd te worden. Echter zijn telefoonnummer moet bijvoorbeeld wel aangepast worden (voorloopnul verwijderen en +31 ervoor plaatsen).

Na het toevoegen van je gegevens, moet je deze gegevens selecteren. Dat doe je als volgt:

• Klik op de TU/e knop in de speciale werkbalk. Je krijgt het sjabloonselectiescherm te zien.
• Klik op ‘Medewerker’ en selecteer je eigen naam. Je kunt hier ook de naam van een collega selecteren waarvoor je een document gaat maken.
• Nu kun je een document gaan maken.

Als je het document via e-mail wilt sturen naar iemand buiten de TU/e, dan beschikt deze persoon niet over het huisstijlsysteem. Om er zeker van te zijn, dat de juiste tekst en opmaak behouden blijft, kun je het beste het Word-document omzetten naar een PDF-document.

Eind- en/of voetnoten kun je invoegen via de standaardwerkbalk van Word. Kies ‘Insert’ > ‘Reference' > ‘Footnote’. In het dialoog dat verschijnt kun je kiezen om een eind- of voetnoot in te voegen.

Er zijn blanco adresetiketten en voorbedrukte etiketten. De blanco etiketten gebruik je op voorbedrukte enveloppen zonder venster. Als je bijvoorbeeld een koker, pakket of grote envelop moet versturen, gebruik dan de voorbedrukte etiketten. Adresetiketten kun je bestellen via het easy order-systeem.

Beide etiketten kun je inprinten met behulp van het correspondentiesysteem:

• Start het huisstijlsysteem.
• Dubbelklik op het icoon van het gewenste etiket (2x4 met logo of 2x6 zonder logo).
• Er verschijnt een invulscherm. Vul hier alle benodigde gegevens in (let op: dit kunnen 2 schermen zijn) en druk op ‘Voltooien’.
• De etiketten worden nu gemaakt en je kunt de inhoud verder invullen. Gebruik hierbij de speciale werkbalk van het huisstijlsysteem.
• Je kunt ook samenvoegen met een excell of access bestand.
• Voordat je de etiketten kunt printen, moet je eerst de printer instellen.